In de begroting zelf worden alle subsidies per begrotingsartikel in de tabel ‘budgettaire gevolgen van beleid’ opgenomen (met een ondergrens van € 1 miljoen of anders indien met het Ministerie van Financiën afgesproken). Let op: de ondergrens van 1 miljoen euro geldt niet voor ‘begrotingssubsidies’ (waarbij de begrotingswet als wettelijke grondslag voor het betreffend subsidiebedrag gaat gelden op basis van artikel 4:23, derde lid, aanhef en onder c, van de Awb). In die gevallen worden de afzonderlijke subsidiebedragen in de toelichting van het betreffend begrotingsartikel en optioneel in de tabel vermeld.

In de bijlage 'subsidieoverzicht’ bij de begroting wordt een overzicht van alle subsidies voor het betreffende departement opgenomen, zonder budgettaire ondergrens. Verzamelposten zoals ‘overige subsidies’ worden alleen opgenomen indien met het Ministerie van Financiën afgesproken.

In de begroting en de bijlage wordt de subsidiedefinitie van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) gebruikt. Volgens artikel 4.21 van de Awb wordt onder een subsidie verstaan: ‘De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.’ Volgens deze definitie worden niet als subsidies aangemerkt: de aanspraken op financiële middelen die worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift dat uitsluitend voorziet in verstrekking aan rechtspersonen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld, en: de bekostiging van het onderwijs en onderzoek.

In de kolom «Artikel» wordt voor elke subsidie het begrotingsartikel vermeld, of er wordt voor elk begrotingsartikel een losse tabel opgenomen. 

De naam van de subsidie verwijst naar de naam van de subsidieregeling. Indien dit verwijst naar een algemene regeling zoals een kaderwet, wordt in plaats daarvan het onderwerp van de subsidie vermeld.

Bij de naam wordt een hyperlink naar de vindplaats van de subsidieregeling opgenomen. De hyperlink verwijst bijvoorbeeld naar de publicatie van de regeling in de Staatscourant of de (kader-)wet op grond waarvan een subsidie wordt verstrekt. Via de hyperlink moet nadere informatie over doelstelling, doelgroep, looptijd, etc. raadpleegbaar zijn.

In de budgetkolommen worden alleen bedragen € x 1.000 ingevuld.

In de kolom «Laatste evaluatie » en de kolom «Volgende evaluatie » wordt het desbetreffende jaartal opgenomen, met bij de laatste evaluatie een hyperlink naar de vindplaats. Alleen in het geval van een subsidie in de zin van artikel 4:23, derde lid, onder a of d wordt de markering * ingevoegd. Aan deze markering wordt een hyperlink geplaatst naar de vindplaats van het verslag als bedoeld in artikel 4:23, vierde lid Awb. In geval van een subsidie in de zin van artikel 4:23 derde lid Awb onder b of c wordt de markering ** ingevoegd.

De hyperlink naar de vindplaats van de laatst uitgevoerde evaluatie verwijst bijvoorbeeld naar de vindplaats van het betreffende rapport of het kamerstuk waarmee de Tweede Kamer is geïnformeerd over de bevindingen uit de evaluatie. Via de hyperlink moet dus nadere informatie over de evaluatie en de bevindingen raadpleegbaar zijn.N.B. De Awb artikel 4:24 stelt het verplicht om subsidies elke vijf jaar te evalueren. Er worden uitzonderingen op deze regel aangegeven. Nadere regels over evaluaties, waaronder subsidie-evaluaties zijn te vinden in de Regeling periodiek evaluatieonderzoek.

In de kolom einddatum wordt de einddatum (jaartal) van de subsidie vermeld. Het gaat om het jaartal van de uiterste datum waarop nog verplichtingen (verleningsbeschikkingen) kunnen ontstaan.

In de kolommen worden geen opmerkingen als ‘PM’, ‘n.n.b’ of ‘n.v.t.’ opgenomen. Indien men van mening is dat iets daadwerkelijk niet van toepassing is, dan dient dit in de toelichting te worden opgenomen.

Departementen zijn vrij om zelf nader onderscheid te maken in subsidies o.g.v. de kaderwet en subsidies o.g.v. regelingen, of het type subsidie op basis van artikel 4:23, derde lid van de Awb. Voorwaarde is wel dat de bijlage een totaaloverzicht blijft bieden.