• De saldibalans per 31 december is conform artikel 2.34 van de Comptabiliteitswet 2016 een overzicht van de saldi van de financiële activa en passiva zoals deze op 31 december uit de financiële administratie blijken.

• Bedragen in de saldibalans worden altijd naar boven afgerond. Door deze systematiek van afronden kunnen mogelijk kleine afrondingsverschillen ontstaan tussen budgettaire tabellen en de saldibalans.

• De onderdelen van de saldibalans worden nader toegelicht.

• De saldibalans per 31 december bevat geen tussenrekeningen en sluitrekeningen met kasbeheerders.

• Ten behoeve van de rijkssaldibalans leveren de departementen ook een saldibalans aan bij de afdeling Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën. Indienen geschiedt, uiterlijk 15 maart, door plaatsing in de daarvoor bestemde digitale map in de Samenwerkingsruimte Rijksportaal Rijksbegroting. De bedragen in de departementale saldibalans worden niet afgerond en worden vermeld met centen achter de komma. De RHB verzendt het in te vullen model eind januari per email naar de departementen.

• De afdeling Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën stelt zo spoedig mogelijk elk jaar een saldobiljet aan de ministeries beschikbaar via de internetfaciliteit. Dit saldobiljet geeft per departementale en niet-departementale saldibalans de stand per 31 december van het afgelopen jaar weer van de rekening(en)-courant tussen de centrale administratie van de schatkist van het Rijk en de betrokken departementale administratie. Voor de opstelling van de saldibalans is dit saldobiljet maatgevend: Het saldo van de rekening-courant op de saldibalans moet gelijk zijn aan het saldo dat vermeld staat op het laatst verstuurde saldobiljet.

• De voorschotten met betrekking tot de toeslagregelingen Huurtoeslag, Kinderopvangtoeslag, Zorgtoeslag en Kindgebonden budget, die door het Ministerie van Financiën op grond van de Algemene Wet Inkomensafhankelijke Regeling (AWIR) ten behoeve van de toeslagendepartementen worden uitgevoerd, worden verwerkt in de saldibalans van de minister die beleids- en budgetverantwoordelijk is voor de betreffende toeslagregeling. Op grond van de Algemene Wet Inkomensafhankelijke Regelingen (AWIR) voert het Ministerie van Financiën genoemde toeslagregelingen uit voor de toeslagendepartementen. De betreffende ministers zijn verantwoordelijk voor het beleid inzake de toeslagregelingen en voor de (programma)budgetten die daarvoor noodzakelijk zijn. Die budgetten zijn in de begrotingen van deze ministers opgenomen en worden in de jaarverslagen van die ministers verantwoord. De toeslagendepartementen verantwoorden zich in hun saldibalans over de openstaande vorderingen en (afgerekende) voorschotten inzake de toeslagregelingen op basis van de extra-comptabele informatie die zij hierover uiterlijk 5 februari na afloop van het begrotingsjaar van het Ministerie van Financiën (Toeslagen) ontvangen. Daarnaast verantwoorden de toeslagendepartementen zich op het desbetreffende begrotingsartikel in hun jaarverslag over de uitgaven die zij ten behoeve van de betrokken toeslagregeling (via betaling aan het Ministerie van Financiën/Toeslagen) hebben gedaan.

  Gebeurtenissen na balansdatum die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum worden verwerkt in de saldibalans. Een voorbeeld van een gebeurtenis die nadere informatie geeft over de feitelijke situatie per balansdatum, is het na balansdatum aantreffen van een verplichting die blijkt uit een (aanvullend) contract of een (subsidie-)brief, waarvan de besluitvorming al in jaar t heeft plaatsgevonden en die nog niet is verwerkt. Gebeurtenissen die geen nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum kunnen leiden tot een vermelding in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

• De saldibalans per 31 december van een begrotingsfonds wordt in model 3.31a ingevuld.

Invulinstructie

In de kop wordt tussen de haken het nummer van de betrokken begroting in Romeinse cijfers ingevuld conform de nummering in de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften (zie De inrichting van de rijksbegroting).

De intra-comptabele posten worden «boven de streep» in de saldibalans opgenomen.

Extra-comptabele posten worden «onder de streep» in de saldibalans opgenomen.

Toelichting op de balansposten

Intra-comptabele posten

Intra comptabele posten zijn de saldi op de grootboekrekeningen die op basis van het bij het Rijk gevoerde begrotings/boekhoudstelsel (verplichtingen-kasstelsel) in een dwingend evenwichtsverband met het kas/bankboek (inclusief de rekening-courant met Financiën/RHB) worden bijgehouden.

Vreemde Valuta

De hoofdregel is dat balansposten in vreemde valuta worden gewaardeerd op balansdatum tegen de koers op dat moment, te weten het moment waarop de balans wordt opgesteld (bv. 31 december). Als de laatste dag van de maand in het weekend valt, wordt de laatste werkdag van die maand genomen. Voor de koersbepaling worden de koerslijsten gebruikt van een Nederlandse bank. De koerslijst wordt opgenomen in het balansdossier ten behoeve van de ADR.

Uitzondering hierop kunnen termijncontracten zijn of indien (interne en externe) afspraken zijn gemaakt over vaste verrekening. In die gevallen wordt dan de vaste verrekenkoers (bijv. corporate rate) gehanteerd.

ad 1 en 2) Begrotingsuitgaven en -ontvangsten

Onder de post Uitgaven en ontvangsten ten laste van de begroting worden de gerealiseerde begrotingsuitgaven en -ontvangsten van het jaar opgenomen. De bedragen komen overeen met de bedragen uit de verantwoordingsstaat. Door een verschillende afrondingssystematiek kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan (maximaal aantal begrotingsartikelen * 1 (in duizenden)) tussen de posten ‘Uitgaven en ontvangsten ten laste van de begroting’ en de bedragen in de Verantwoordingsstaat. Voor de jaren waarvoor de slotwet nog niet door de Staten-Generaal is vastgesteld, worden de bedragen per begrotingsjaar opgenomen. Nadat de slotwet over een bepaald begrotingsjaar is vastgesteld, worden de voor dat jaar geboekte begrotingsuitgaven en -ontvangsten met het Ministerie van Financiën verrekend via de rekening-courant met de RHB.

ad 3) Liquide middelen

De post Liquide middelen is opgebouwd uit het saldo van de banken en de contante gelden. Als bedrag voor het banksaldo wordt opgenomen de stand van de bankrekeningen die meelopen in het saldoloos betalingsverkeer via de schatkist van het Rijk. Van dit saldo ontvangen de ministeries een opgave van de RHB. Bij dit saldo moet worden opgeteld het saldo van de bankrekeningen die niet worden gereguleerd via de Rijksschatkist. Als bedrag voor dit saldo wordt opgenomen het saldo van de laatste bankafrekening van het jaar.

ad 4 en 4a) Rekening-courant

Op de rekening-courant met de RHB wordt de financiële verhouding met de schatkist van het Rijk geadministreerd. Opgenomen wordt het bedrag van het laatst verstuurde saldobiljet van de RHB. Bij eventuele verschillen met de departementale administratie wordt overleg gevoerd, maar het door de RHB bepaalde saldo van de rekening-courant is uiteindelijk leidend voor opname in de departementale saldibalans. Deze rekening-courant omvat niet de afzonderlijke rekening-courant met een departement die voor een begrotingsreserve wordt aangehouden. Zie hierna bij de posten 5 en 5a.

ad 5 en 5a) Begrotingsreserves

Een begrotingsreserve op basis van artikel 2.21 van de Comptabiliteitswet 2016 is een geoormerkte meerjarige budgettaire voorziening die door een ministerie op een afzonderlijke rekening-courant bij het Ministerie van Financiën wordt aangehouden. Het gaat om een budgettaire voorziening of reserve binnen de rijksbegroting. De reserve blijft meerjarig beschikbaar voor het doen van uitgaven in latere jaren.

Het saldo van de reserve komt op de saldibalans tot uitdrukking in post 5a (Begrotingsreserves). Voor elke begrotingsreserve wordt in de administratie van de Rijkshoofdboekhouding een afzonderlijke rekening-courant met het betrokken departement aangehouden. Die afzonderlijke rekeningen-courant tezamen van één departement vormen de post 5 (Rekening-courant Rijkshoofdboekhouding begrotingsreserves).

In de toelichting bij deze post wordt de volgende informatie verstrekt in de vorm van onderstaande tabel:

ad 6 en 7) Ontvangsten en uitgaven buiten begrotingsverband

Bij de vorderingen en schulden onder de posten «Vorderingen en schulden buiten begrotingsverband» worden de saldi van de betreffende grootboekrekeningen Uitgaven respectievelijk Ontvangsten buiten begrotingsverband uit de begrotingsboekhouding van de departementen opgenomen. Een uitgavensaldo op 31 december zal nog van derden ontvangen moeten worden (is dus een saldo van openstaande vorderingen). Een ontvangstensaldo op 31 december zal nog aan derden moeten worden afgedragen (is dus een saldo van openstaande schulden). Ter bepaling van de saldi na afloop van het jaar wordt eerst nagegaan of verrekening met betrokken derden nog plaats zal vinden. Voor zover dan vaststaat dat verrekening niet meer zal plaatsvinden, worden deze vorderingen en schulden alsnog ten laste van de uitgaven respectievelijk ten gunste van de ontvangsten binnen begrotingsverband van dat jaar geboekt. Daartoe zal overigens ook een slotwetmutatie moeten worden doorgevoerd. Verrekeningen tussen departementen en/of agentschappen moeten afgestemd zijn aan het eind van het boekjaar.

ad 8) Kas-transverschillen

Op deze post worden bedragen opgenomen welke zijn verantwoord in de uitgaven en ontvangsten, maar nog niet daadwerkelijk in de kas zijn uitgegeven en ontvangen. Deze post is alleen van toepassing op Hoofdstuk 9A (Nationale Schuld); overige begrotingshoofdstukken hoeven deze post dus niet in te vullen.

Extra-comptabele posten

Extra-comptabele posten zijn de saldi op de grootboekrekeningen die op grond van het bij het Rijk gevoerde begrotings-/boekhoudstelsel (verplichtingen-kasstelsel) niet in dwingend evenwichtsverband met het intra-comptabele deel van het grootboek worden bijgehouden. Er worden extra grootboekrekeningen voor ingericht, die door middel van aanvullende boekingen worden bijgehouden (vandaar extra-comptabel). De tegenrekeningen die daarbij worden gebruikt, zijn nodig om pro forma het evenwichtsverband in stand te kunnen houden.

ad 9 en 9a) Openstaande rechten

Openstaande rechten zijn vorderingen die niet voortvloeien uit met derden te verrekenen begrotingsuitgaven, maar die op andere wijze zijn ontstaan. Zo kunnen rechten ontstaan doordat conform wettelijke regelingen vastgestelde aanslagen aan derden worden opgelegd (bijvoorbeeld belastingen, college- en schoolgelden).

Rechten moeten op de saldibalans worden verantwoord op het moment dat het recht ontstaat en worden gewaardeerd tegen de nominale waarde per balansdatum rekening houdend met eventuele waardemutaties door bijzondere omstandigheden.

ad 10 en 10a) Vorderingen

Onder de post vorderingen wordt het totaalbedrag van de saldi opgenomen van de betreffende rekening(en) uit de administratie. Het totaalsaldo betreft de per 31 december openstaande vorderingen.

Daarnaast kan, indien dit relevant is voor het inzicht in de vorderingen, een nadere uitsplitsing gemaakt naar ouderdom en kunnen individuele vorderingen die relatief (ten opzichte de totale omvang van de openstaande vorderingen) een grote omvang hebben, apart in de toelichting worden vermeld.

Vorderingen waarvan het zeker is dat deze niet meer worden ontvangen, worden afgeboekt, waarbij de voorwaarden uit artikel 15 Regeling financieel beheer van het Rijk in acht worden genomen.

ad 11 en 11a) Schulden

Extra-comptabele schulden zijn schulden die zijn voortgevloeid uit ontvangsten ten gunste van de begroting. Het gaat om bedragen die binnen begrotingsverband zijn geboekt en waarvoor nog op termijn een verrekening plaats zal vinden. Ook verstrekte leningen worden onder de post extra-comptable schulden opgenomen. (Nog) niet betaalde Vennootschapsbelasting inzake de lopende en voorgaande verslagjaren dient hier tevens te worden opgenomen. De nog af te dragen Vennootschapsbelasting wordt daarbij zo goed als mogelijk geraamd. Onder de post Schulden wordt het totaalbedrag van de saldi opgenomen van de betreffende grootboekrekening(en) uit de administratie. Het totaalsaldo betreft de per 31 december openstaande schulden.

Voor een goed inzicht in de aard van de openstaande schulden kan het nuttig zijn in de toelichting het totaal van die schulden (zoveel mogelijk in tabelvorm) uit te splitsen naar bepaalde categorieën. Dat hangt af van het beleidsmatige, beheersmatige of politieke belang dat aan een categorie kan worden toegekend.

N.B. Het ligt in de rede dat de indeling van de schuldenadministratie die wordt bijgehouden, aansluit op het beleidsmatige, beheersmatige of politieke belang dat in het geding is.

Afhankelijk van de (relatieve) omvang kan een nadere uitsplitsing naar de ouderdom van de schulden de inzichtelijkheid in het schuldenbeheer bevorderen. Voor dat inzicht wordt dan een nader onderscheid gemaakt naar de resterende looptijd en wel op korte termijn opeisbare schulden en op lange termijn opeisbare schulden. Op korte termijn opeisbare schulden zijn schulden die in het lopende (of komende) dienstjaar afgelost zullen worden. Op lange termijn opeisbare schulden zijn schulden die na het lopende (of komende) dienstjaar afgelost zullen worden.

Daarbij is het zinvol om individuele schulden die relatief (ten opzichte de totale omvang van de openstaande schulden) een grote omvang hebben, apart in de toelichting te vermelden.

Het saldo heeft alleen betrekking op de schulden binnen begrotingsverband. De schulden buiten begrotingsverband staan altijd «boven de streep» en zijn dus intra-comptabel (zie post 7).

ad 12 en 12a) Voorschotten

Voorschotten zijn vooruitbetalingen door de Staat met betrekking tot de levering van een product of dienst aan de Staat, de verlening van een subsidie of de verstrekking van een bijdrage ten laste van de begroting van het Rijk, bedoeld in artikel 2.1 van de Comptabiliteitswet 2016 (Regeling Financieel beheer van het Rijk). Deze voorschotten zijn betaald vooruitlopend op later definitief vast te stellen of af te rekenen bedragen. Onder de post Voorschotten wordt het totaalbedrag van de saldi opgenomen van de betreffende (grootboek)rekeningen uit de administratie. Het totaalsaldo betreft de per 31 december openstaande voorschotten.

Voor een goed inzicht in de aard van de openstaande voorschotten kan het nuttig zijn in de toelichting het totaal van die voorschotten uit te splitsen naar bepaalde categorieën. Dat hangt af van het beleidsmatige, beheersmatige of politieke belang dat aan een categorie kan worden toegekend.

Van de openstaande voorschotten wordt in tabelvorm inzicht gegeven in de ouderdom.

Met het oog op de controle door de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer is het van belang dat de in het begrotingsjaar afgerekende voorschotten uit de toelichting blijken. Dat moet door opname van een verloopoverzicht (Saldo per 1 januari t + bedrag nieuwe voorschotten in t -/- bedrag afgerekende voorschotten in t = Saldo per 31 december t).

Is bij de overlopende betaalopdrachten (betalingen of posten onderweg) met valutadatum <= 31/12/t sprake van verleende voorschotten dan wordt de stand van de post voorschotten hiervoor gecorrigeerd even als het verloopoverzicht.

Voor een goed inzicht is het verder ook zinvol om individuele voorschotten die relatief (ten opzichte de totale omvang van de openstaande voorschotten) een grote omvang hebben, apart in de toelichting te vermelden.

Het saldo van de post Voorschotten heeft zowel betrekking op de binnen als buiten begrotingsverband geboekte voorschotten.

Ter toelichting: Voorschotten buiten begrotingsverband zijn in eerste instantie betalingen/uitgaven die «boven de streep» tot uitdrukking komen in de post Vorderingen buiten begrotingsverband. Ten opzichte van de partij waarmee de betaling/uitgave nog verrekend moet worden, is dan sprake van een vordering. Ten opzichte van de partij waaraan in eerste instantie is betaald, kan sprake zijn van een voorschot. In zo’n geval moet dat voorschot ook extra-comptabel («onder de streep») worden bijgehouden. Vandaar dat het saldo op de post Voorschotten zowel de voorschotten binnen als buiten begrotingsverband betreft.

De voorschotten met betrekking tot de toeslagregelingen, die door het Ministerie van Financiën op grond van de Algemene Wet Inkomensafhankelijke Regeling (AWIR) ten behoeve van de toeslagendepartementen worden uitgevoerd, worden vanaf 2017 niet meer verwerkt in de saldibalans van het Ministerie van Financiën. De fouten en onzekerheden in de (afgerekende) voorschotten met betrekking tot de toeslagregelingen worden vanaf 2017 ook niet langer toegerekend aan het Ministerie van Financiën, omdat geen sprake is van budgetoverdracht (zie model 3.24). Op grond van de Algemene Wet Inkomensafhankelijke Regelingen (AWIR) voert het Ministerie van Financiën de toeslagregelingen weliswaar uit voor (namens) de toeslagendepartementen, maar de betreffende ministers zijn zelf verantwoordelijk voor het beleid inzake de toeslagregelingen en zijn daarom verantwoordelijk voor de (programma)budgetten die daarvoor noodzakelijk zijn. Aangezien er geen sprake is van budgetoverdracht, zijn die budgetten in de begrotingen van de betrokken ministers opgenomen en worden in de jaarverslagen van die ministers verantwoord. De toeslagendepartementen verantwoorden zich daarom voortaan ook over de post «Voorschotten» in hun saldibalans en over eventuele vorderingen uit hoofde van betaalde toeslagen. Over de hiervoor benodigde extra-comptabele verantwoordingsinformatie zijn afspraken gemaakt met het Ministerie van Financiën (Toeslagen). In de toelichting op de post «Voorschotten» wordt inzicht gegeven in de ouderdom en het verloop van deze post (inclusief de omvang van de totaal afgerekende voorschotten in het begrotingsjaar). Daarnaast verantwoorden de toeslagendepartementen zich ook over de uitgaven op het desbetreffende begrotingsartikel in hun verantwoordingsstaat, die zij ten behoeve van de betrokken toeslagregeling (via betaling aan het Ministerie van Financiën/Toeslagen) hebben gedaan.

ad 13 en 13a) Garantieverplichtingen

Dit onderscheid is met name van belang in het kader van het Toetsingskader risicoregelingen. Voor dat toetsingskader zijn alleen de garanties onder 1 relevant. Zie ook bij model 3.21b. Zie verder ook voor de samenhang met de begroting model 1.33d.

Het is niet verplicht om het onderscheid tussen 1 en 2 in de post Garantieverplichtingen van de saldibalans door te voeren. Indien het voor goed inzicht zinvol wordt geacht, kan het onderscheid wel in de toelichting bij deze posten worden gepresenteerd.

De post Garantieverplichtingen (stand per 31 december jaar t) vormt een saldo van de aangegane garantieverplichtingen per 1 januari t + de aangegane garantieverplichtingen in t -/- de hierop vrijgevallen/ afgelopen garanties (garanties die aflopen zonder dat tot een uitbetaling is gekomen) in t -/- de op de garantieverplichtingen eventueel verrichte betalingen in t -/- de negatieve bijstelling in t van in eerdere begrotingsjaren aangegane garantieverplichtingen. Het saldo heeft zowel betrekking op de binnen als buiten begrotingsverband geboekte garantieverplichtingen. N.B. Garantieverplichtingen buiten begrotingsverband komen nooit «boven de streep» terecht en zijn dus altijd extra-comptabel.

ad 14 en 14a) Andere verplichtingen

Met andere verplichtingen worden alle financiële verplichtingen exclusief de garantieverplichtingen, bedoeld. Financiële verplichtingen zijn (toekomstige) betalingsverplichtingen en hebben veelal een voorwaardelijk karakter. De financiële verplichting ontstaat wanneer met een derde of andere partij is overeengekomen tot het voldoen van een (contra)verplichting (bijv. levering of subsidievoorwaarde). Nadat de andere partij, ten gunste waarvan de (betalings)verplichting is aangegaan, aan de afgesproken voorwaarden heeft voldaan, leidt dit tot een kasuitgave.

De post Andere verplichtingen (per 31 december jaar t) vormt een saldo van: de verplichtingen per 1 januari t + de aangegane verplichtingen in t -/- de hierop verrichte betalingen in t -/- de negatieve bijstelling in t van in eerdere begrotingsjaren aangegane verplichtingen. Het saldo heeft zowel betrekking op de binnen als buiten begrotingsverband geboekte verplichtingen. N.B. Verplichtingen buiten begrotingsverband komen nooit «boven de streep» terecht en zijn dus altijd extra-comptabel.

Omvangrijke bijstellingen van aangegane verplichtingen worden toegelicht. De bepaling van de omvang van de openstaande verplichtingen dient van jaar op jaar op dezelfde waarderingsgrondslag te zijn gebaseerd. Als van het ene op het andere jaar de waarderingsgrondslag wordt gewijzigd dan dient in de toelichting bij de post Andere verplichtingen op de oorzaak van die omvangswijziging (namelijk op de wijziging in de waarderingsgrondslag) te worden gewezen.

Met wijziging van de waarderingsgrondslag van een verplichting wordt het volgende bedoeld. Bij de strikte toepassing van het verplichtingenbegrip (juridische verplichte kasuitgaven) wordt de stand per 31 december begrotingsjaar t bepaald volgens de formule: Verplichtingen per 1 januari t + aangegane verplichtingen in t -/- verrichte betalingen in t -/- de negatieve bijstelling in t van de aangegane verplichtingen in eerdere begrotingsjaren = stand van de openstaande verplichtingen per 31 december t.

Als in jaar t+1 wordt besloten op bepaalde verplichtingen de verplichting=kas-regel toe te passen, dan wordt ceteris paribus de stand per 31 december t+1 van de openstaande verplichtingen lager, omdat de aangegane verplichtingen in het begrotingsjaar (t+1) -/- de verrichte betalingen dan gelijk is aan nul. Omgekeerd als van de toepassing van de verplichtingen=kas-regel wordt overgegaan op de strikte (juridische) verplichtingenbenadering, dan wordt de stand per 31 december t+1 van de openstaande verplichtingen hoger, omdat de aangegane verplichtingen in het begrotingsjaar (t+1) -/- de verrichte betalingen dan groter is dan nul.

Substantiële omvangswijzigingen die hierdoor ontstaan, moeten dus worden toegelicht. Substantieel is in het algemeen een bedrag van € 25 mln. of meer. Een kleiner bedrag is substantieel als het 10% of meer van het (totaal)bedrag van de openstaande verplichtingen betreft.

Niet uit de saldibalans blijkende bestuurlijke verplichtingen

Soms is er sprake van niet uit de saldibalans blijkende financiële verplichtingen, bijvoorbeeld in geval van door het Rijk gesloten bestuursovereenkomsten of bestuursconvenanten met decentrale overheden of met functionele overheden (ZBO's/RWT’s, bijvoorbeeld scholen). Dergelijke bestuurlijke verplichtingen kunnen niet altijd als juridische verplichte kasuitgaven worden aangemerkt, bijvoorbeeld als het Rijk met de koepels VNG, IPO of UvW of met onderwijskoepels een bestuursovereenkomst of -convenant sluit die beleidsmatig en budgettair (slechts) op bepaalde decentrale overheden of ZBO's/RWT’s betrekking heeft. De juridische verplichte kasuitgaven ontstaan vaak pas later door beschikkingen van het Rijk aan die bepaalde decentrale overheden of ZBO's/RWT's. In dergelijke situaties is het uit het oogpunt van transparantie voor de Staten-Generaal van belang dat uit de toelichting bij de post Andere verplichtingen blijkt dat er nog sprake is van niet-juridische verplichte kasuitgaven in de vorm van bestuursovereenkomsten of bestuursconvenanten die niet zijn opgenomen in de post Andere verplichtingen en om welk (totaal)bedrag het gaat.

Het doel van deze aanvullende informatie is om de Tweede Kamer te informeren over een substantieel bedrag aan niet uit de saldibalans blijkende verplichtingen. Als substantieel bedrag wordt aangemerkt een bedrag van € 25 mln. of meer aan bestuurlijke verplichtingen (bestuursovereenkomsten, bestuursconvenanten, e.d.). Een kleiner bedrag is substantieel als het 10% of meer van het (totaal)bedrag op de post Andere verplichtingen betreft.

Het is niet nodig in de toelichting bij de post Andere verplichtingen een overzicht van alle bestuurlijke verplichtingen te geven met de daarbij behorende bedragen. Ter indicatie van het totaalbedrag kan een enkele grote uitschieter worden vermeld. Het vermelde totaalbedrag moet vanzelfsprekend wel uit een (extra-comptabel bijgehouden) administratie kunnen worden afgeleid, dit mede met het oog op de controle ervan (controlespoor!), zodat de volledigheid en de juistheid van deze niet uit de saldibalans blijkende bestuurlijke verplichtingen aannemelijk kunnen worden gemaakt. Met het oog op de volledigheid behoren, naast de hierboven bedoelde bestuursovereenkomsten of–convenanten die in strikte zin (nog) niet als juridische verplichte kasuitgaven (kunnen) worden aangemerkt, ook politieke toezeggingen tot bestuurlijke verplichtingen; te denken valt aan schriftelijke of mondelinge afspraken op politiek-bestuurlijk niveau gemaakt door of namens de politieke leiding, waarbij een financiële toezegging wordt gedaan (bijvoorbeeld tijdens een werkbezoek). In geval van een mondelinge afspraak/toezegging is het wel van belang dat daarvan een schriftelijke weergave (verslag, notulen, e-mail, memo van de minister, of dergelijk) beschikbaar is.

Niet uit de saldibalans blijkende financiële risico’s voortkomend uit lopende juridische procedures

In het geval van juridische procedures waarbij de Staat betrokken is en die een significante impact kunnen hebben op de financiële positie van een ministerie of de Staat, kan sprake zijn van niet uit de saldibalans blijkende financiële risico’s voortkomend uit lopende juridische procedures. Het gaat om openbaar bekende, bij een gerecht aanhangig gemaakte procedures waarin geldelijke claims worden neergelegd. De financiële verplichting van deze procedures ontstaat vaak pas later doordat op het moment van een onherroepelijke rechterlijke uitspraak een afdwingbare en controleerbare verplichting ontstaat.

In situaties waarin er nog geen sprake is van een financiële verplichting, is het uit het oogpunt van transparantie voor de Staten-Generaal van belang dat uit de toelichting bij de post Andere verplichtingen blijkt dat er nog sprake is van mogelijke financiële gevolgen naar aanleiding van lopende juridische procedures die niet zijn opgenomen in de post Andere verplichtingen. De vermelding van dergelijke juridische procedures wordt dus niet in de saldibalans opgenomen, maar onder de saldibalans als toelichting bij de post Andere verplichtingen. Indien bekend is onder welk beleidsartikel een dergelijke procedure valt kan er ook een kwalitatieve vermelding worden gemaakt onder het beleidsartikel waar een definitieve juridische verplichting ook verantwoord zal worden. Het doel van deze aanvullende informatie is om de Tweede Kamer te informeren over potentiële substantiële claims. Als substantieel bedrag wordt aangemerkt € 25 miljoen of meer aan mogelijke financiële risico’s.

De vermelding van eventuele juridische procedures bij ZBO’s en agentschappen wordt momenteel nader onderzocht. Het jaarverslag 2023 richt zich alleen op het bestuursdepartement. Over dergelijke juridische procedures bij ZBO’s en agentschappen wordt daarom niet in het jaarverslag 2023 gerapporteerd.

Er wordt verslag gedaan over lopende rechtszaken waarin een waarde wordt gevorderd van een substantieel bedrag, waaronder wordt verstaan: minimaal € 25 miljoen. Onder lopende rechtszaken worden verstaan zaken met de volgende status: gedagvaard, veroordelende uitspraak gedaan, maar (schadestaat) procedure tot bepaling van de hoogte van de schadevergoeding loopt, in beroep of cassatie. Over de bedoelde lopende rechtszaken, wordt uiteengezet wat de aard van het geschil is, worden de betrokken partijen benoemd voor zover deze openbaar zijn en niet onder de geheimhoudingsplicht vallen, en eventueel de omvang van de schadeclaim. Als de vertrouwelijkheid van het dispuut/geschil het niet toelaat om informatie te verstrekken, volstaat enkel een benoeming van de casus of hoeft de procedure in zijn geheel niet te worden opgenomen. Vertrouwelijke juridische procedures (arbitragezaken en bindend adviesprocedures) zijn uitgesloten van de te benoemen juridische procedures. Steeds zal de afweging moeten worden gemaakt wat rapporteren betekent voor de onderhandelings- en procespositie van de Staat.

Evenmin wordt vanwege de geheimhouding gerapporteerd over procedures over belastingopbrengsten. Ook claimbrieven van advocaten die nog niet hebben geleid tot een rechtszaak, vallen buiten de verslagleggingscriteria (zie ook onderstaand overzicht). Uit een (extra-comptabel bijgehouden) overzicht met lopende rechtszaken moet kunnen worden onderbouwd welke procedures substantieel zijn (> € 25 miljoen), onder de gestelde criteria vallen en waarom ervoor is gekozen procedures wel of niet op te nemen in de verantwoording. Dit mede met het oog op de controle ervan (controlespoor!), zodat de volledigheid en de juistheid van deze niet uit de saldibalans blijkende juridische procedures aannemelijk kunnen worden gemaakt.

Indien vanuit het departement wenselijk kunnen ook casussen die niet onder deze verslaggevingscriteria vallen in het jaarverslag worden opgenomen.

Een tekst voor het opnemen van een substantiële lopende procedure kan er als volgt uitzien (aanvullingen en aanpassingen zijn mogelijk op basis van de specifieke casus):

[naam casus]

Er loopt een rechtszaak over [inhoud casus] van [naam aanklager(s)] tegen [staat/ ministerie]. Op [datum] heeft [gerechtelijke instantie] [status van geschil vermelden (gedagvaard, aanhangig, uitspraak bekend, in beroep/cassatie, uitspraak onherroepelijk) en evt. opnemen bedrag indien gewenst].

Hierna kan een verdere toelichting/ duiding op de zaak volgen, bijvoorbeeld over het vervolg van de procedure.

Ad 15 en 15a) Deelnemingen

Onder de post Deelnemingen worden alle deelnemingen inclusief deelnemingspercentage opgenomen, zoals in een Besloten of Naamloze Vennootschap, internationale instellingen of C.V. Tevens worden de meest belangrijke en/of relevante deelnemingen toegelicht. De waardering van de deelnemingen geschiedt in beginsel op basis van de oorspronkelijke aankoopprijs.