In de kop wordt tussen de haken het nummer van de betrokken begroting in Romeinse cijfers ingevuld, conform de nummering in de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften (zie De inrichting van de rijksbegroting).

De verplichtingenbedragen worden net als de uitgaven en ontvangsten getotaliseerd.

Negatieve bijstellingen (vrijval) van garantieverplichtingen die in voorgaande jaren zijn aangegaan, mogen niet worden meegenomen (gesaldeerd) in de realisatiestanden.

De werkwijze onder punt 3 geldt ook voor negatieve bijstellingen van andere verplichtingen die in voorgaande jaren zijn aangegaan, in de gevallen dat sprake is van daadwerkelijke vrijval. Wanneer systeemtechnisch niet inzichtelijk gemaakt kan worden wanneer een negatieve bijstelling het gevolg is van vrijval, geldt een grensbedrag van 25 miljoen euro en hoger. Voor deze mutaties dient uitgezocht te worden in hoeverre sprake is van vrijval van verplichtingen die in eerdere jaren zijn aangegaan. Deze mutaties mogen dan niet worden gesaldeerd in de realisatiestanden. Indien dit niet systeemtechnisch kan worden verwerkt, kan dit extracomptabel worden gedaan (zie ook de fiches over verplichtingen op Hafir).

Onder negatieve bijstellingen van (garantie)verplichtingen, die niet het gevolg van vrijval zijn, wordt onder andere verstaan: bijstellingen als gevolg van bijvoorbeeld overboekingen, bijstellingen binnen een lopend project of regeling - waarbij de afspraak (bijvoorbeeld met de Kamer) is om het vrijvallende budget beschikbaar te houden - en technische bijstellingen zoals koerswijzigingen. Deze negatieve bijstellingen mogen wel worden gesaldeerd. Garantieverplichtingen in het kader van schatkistbankieren/leenfaciliteit mogen ook worden gesaldeerd.

De verplichtingen, uitgaven en ontvangsten in de verantwoordingsstaat worden altijd naar boven afgerond, omdat er bij het naar beneden afronden van de verplichtingen en de uitgaven het risico bestaat dat er te weinig budget wordt geautoriseerd. Dat risico geldt niet voor de ontvangsten. Er mag namelijk meer worden ontvangen dan dat er in totaal in de begroting is geraamd en wordt geautoriseerd. Om één (gelijke) afrondingsmethodiek te hanteren worden daarom ook de ontvangsten naar boven afgerond.Door de hierboven beschreven afrondingssystematiek kunnen mogelijk kleine afrondingsverschillen ontstaan tussen de budgettaire tabellen en de departementale verantwoordingsstaat.

De financiële en niet-financiële toelichting op de departementale verantwoordingsstaat is opgenomen in het beleidsverslag.

De niet-departementale begrotingen (I, IIA, IIB, IV, IXA, XVII, XVIII) hoeven geen apart centraal apparaatsartikel op te nemen. Dit geldt tevens voor de departementale begroting III.

In de leeswijzer bij de jaarverslagen van niet-departementale begrotingen wordt vermeld dat er sprake is van een afwijkend regime voor het centrale apparaatsartikel.

De apparaatsuitgaven van de niet-departementale begrotingen worden wel inzichtelijk gemaakt in het jaarverslag conform de categorieën van apparaatsuitgaven.

De programmaministers maken voor de uitvoering van het programma gebruik van het apparaat van een ander ministerie. Er wordt dan ook geen apart centraal apparaatsartikel in de verantwoordingsstaat opgenomen.