Onder apparaat wordt verstaan: uitgaven voor personeel en materieel die nodig zijn om de organisatie te doen functioneren. Dit zijn uitgaven voor personeel en materieel voor het primaire proces (beleidsproces) en voor de ondersteuning van het primaire proces (de bedrijfsvoering).
In de afbakening van apparaatsuitgaven wordt een onderscheid gemaakt tussen de brede en smalle definitie. Het onderscheid tussen ondersteunende - en primaire processen is leidend in de afbakening van apparaatsuitgaven.
Indien alleen de uitgaven voor personeel en materieel van de ondersteunende processen als apparaat wordt beschouwd, wordt gesproken van de smalle definitie. Daarentegen wordt gesproken van de brede definitie indien de uitgaven voor personeel en materieel van zowel de ondersteunende als de primaire processen als apparaat wordt beschouwd.
In de toepassing wordt een onderscheid gemaakt tussen Personeel en Materieel. Bij Personeel wordt de brede definitie toegepast en bij Materieel de smalle definitie.
Personeel – brede definitie:
Alle personeelsuitgaven (incl. externe inhuur) van zowel primaire - als ondersteunende processen worden toegevoegd aan het centrale apparaatsartikel. Dit betekent o.a. dat de beleidsmedewerkers, cipiers, douaniers, belastingtelefoonmedewerkers, voorlichters allemaal tot het apparaat behoren.
Materieel – smalle definitie:
Alleen de materieeluitgaven van de ondersteunende processen worden toegevoegd aan het centrale apparaatsartikel. Dit betekent onder andere de bureaucomputers, telefoons, potloden, pennen tot het apparaat behoren. Het elektronische patiëntendossier, de digitale snelwegborden, en de specifieke belastingdienstsystemen behoren echter niet tot het apparaat. Deze ICT-middelen zijn direct verbonden met het primaire proces.
Definitie Personele uitgaven en materieel:
Voor de definities van Personele uitgaven en materieel en de nadere uitsplitsing daarvan wordt verwezen naar de Rijksbrede kostensoortentabel, tevens te vinden in de Begrippenlijst op deze website.