• Er wordt gestreefd naar een zo kort en bondig mogelijke beschrijving. Voor het totale aantal pagina’s per agentschap geldt een indicatieve norm van 5 bladzijden met een maximum van 10. Het betreft hier een uitgangspunt waar met instemming van het Ministerie van Financiën kan worden afgeweken.

• Analyse van alle verschillen tussen begroting en realisatie, groter dan 10% van de oorspronkelijk vastgestelde begroting.

• De ontvangsten verdeeld naar productgroepen en indien mogelijk een p * q-onderbouwing (prijs maal hoeveelheid).

• Een overzicht en toelichting van alle investeringen in duurzame kapitaalgoederen die zijn gedaan.

• Een cijfermatig overzicht van de gerealiseerde taakstelling(en). Hierbij dient toegelicht te worden op welke manier de taakstelling(en) zijn ingevuld.

• Een specificatie en toelichting van alle bijzondere ontvangsten en uitgaven. Ingeval een negatief saldo is gerealiseerd: de wijze waarop dit verlies wordt gedekt en welke maatregelen worden genomen om toekomstige verliezen te voorkomen.

N.B. Bijzondere ontvangsten en uitgaven vloeien voort uit de normale bedrijfsuitoefening, maar op grond van aard of omvang of het incidentele karakter worden deze apart gepresenteerd binnen het resultaat uit de normale bedrijfsuitoefening (bijvoorbeeld een reorganisatie). Buitengewone ontvangsten en uitgaven (ontvangsten en uitgaven niet voortvloeiend uit de normale bedrijfsuitoefening) komen zelden voor en zijn daarom niet in het standaardmodel opgenomen.

De saldibalans per 31 december geeft de financiële posten weer die bij de afsluiting van de begrotingsboekhouding aan het einde van het begrotingsjaar bestaan en meegenomen worden naar volgende begrotingsjaren. Hieronder worden de onderdelen van de saldibalans nader toegelicht.

De saldibalans per 31 december bevat geen tussenrekeningen en sluitrekeningen met kasbeheerders.

In de toelichting bij de saldibalans wordt per post aangegeven welke (individuele) intra- en extra- comptabele vorderingen, schulden en voorschotten in verhouding tot de totale omvang van deze posten een grote omvang hebben.

De afdeling RHB van het Ministerie van Financiën verstuurt elk jaar een saldobiljet aan de ministeries, agentschappen en de begrotingsfondsen. Dit saldobiljet geeft de laatste stand van de rekening(en)-courant van het afgelopen dienstjaar weer. Voor de opstelling van de saldibalans is dit saldobiljet maatgevend: Het saldo van de rekening-courant op de saldibalans moet gelijk zijn aan het saldo dat vermeld staat op het laatst verstuurde saldobiljet.

ad 1 en 2) Begrotingsuitgaven en -ontvangsten

Onder de post Uitgaven en ontvangsten ten laste van de begroting worden de gerealiseerde begrotingsuitgaven en -ontvangsten van het jaar opgenomen. De bedragen dienen overeen te komen met de bedragen uit de verantwoordingsstaat. Voor de jaren waarvoor de slotwet nog niet door de Staten-Generaal is vastgesteld, worden de bedragen per begrotingsjaar opgenomen.

ad 3) Liquide middelen

De post Liquide middelen is opgebouwd uit het saldo van de banken en de contante gelden. Als bedrag voor dit het saldo van de banken wordt opgenomen het saldo dat van de laatste bankafrekening van het jaar wordt ontvangen.

ad 4 en 4a) Rekening-courant

Op de rekening-courant met de RHB wordt de financiële verhouding met de Rijksschatkist geadministreerd. Opgenomen wordt het bedrag van het laatst verstuurde saldobiljet van de RHB. Bij eventuele verschillen met de departementale administratie wordt overleg gevoerd, maar het door de RHB bepaalde saldo van de rekening-courant is uiteindelijk leidend voor opname in de departementale saldibalans.

ad 5 en 6) Ontvangsten en uitgaven buiten begrotingsverband

Onder de posten Uitgaven en ontvangsten buiten begrotingsverband worden de saldi van de betreffende grootboekrekeningen uit de begrotingsboekhouding van het agentschap opgenomen. Ter bepaling van de saldi na afloop van het jaar wordt nagegaan of verrekening met derden nog plaats zal vinden. Indien blijkt dat dit niet meer het geval zal zijn, worden deze vorderingen en schulden alsnog ten laste van de uitgaven respectievelijk ten gunste van de ontvangsten binnen begrotingsverband van dat jaar geboekt. Verrekeningen tussen agentschappen en/of departementen moeten geregeld zijn aan het eind van het boekjaar.

Ad 7) Kasreserve

ad 8 en 8a) Openstaande rechten

Openstaande rechten zijn vorderingen die niet voortvloeien uit met derden te verrekenen begrotingsuitgaven, maar die op andere wijze zijn ontstaan. Rechten kunnen ontstaan doordat conform wettelijke regelingen vastgestelde aanslagen aan derden worden opgelegd (bijvoorbeeld belastingen, college- en schoolgelden) of op grond van doorberekening van de kosten van verleende diensten of geleverde goederen. Rechten zijn een voorfase van de ontvangsten.

ad 9 en 9a) Extra-comptabele vorderingen

Extra-comptabele vorderingen zijn vorderingen die zijn voortgevloeid uit uitgaven ten laste van de begroting. Het gaat om bedragen die binnen begrotingsverband zijn geboekt en waarvoor op termijn nog een verrekening met derden dan wel met een ander onderdeel van het Rijk zal plaatsvinden. Tevens vallen hieronder de uitgaven die in eerste instantie op derdenrekeningen zijn geboekt, maar waarvan de verrekening met derden dan wel een ander onderdeel van het Rijk niet binnen een redelijke termijn heeft plaatsgevonden, terwijl verrekening binnen een afzienbare termijn mogelijk is.

Onder de post Extra-comptabele vorderingen wordt het totaalbedrag opgenomen van de betreffende rekening(en) uit de administratie. Voor het inzicht in de ouderdom van de vorderingen wordt in de toelichting een nader onderscheid gemaakt naar de mate van liquiditeit/opeisbaarheid van de vorderingen en wel in direct opeisbare vorderingen, op termijn opeisbare vorderingen en geconditioneerde vorderingen.

Voor het inzicht in de uitstaande leningen wordt in de toelichting het totaal uitstaande bedrag aan leningen vermeld. Voor de inzichtelijkheid kan de ouderdom van de extra-comptabele vorderingen met behulp van een tabel worden gepresenteerd.

ad 10 en 10a) Extra-comptabele schulden

Extra-comptabele schulden zijn schulden die zijn voortgevloeid uit ontvangsten ten gunste van de begroting. Het gaat om bedragen die binnen begrotingsverband zijn geboekt en waarvoor nog op termijn een verrekening plaats zal vinden. Ook verstrekte leningen worden onder de post extra-comptabele schulden opgenomen.

Onder de post Extra-comptabele schulden wordt het totaal bedrag opgenomen van de betreffende rekening(en) uit de administratie. Voor het inzicht in de ouderdom van de schulden wordt in de toelichting een nader onderscheid gemaakt naar de resterende looptijd en wel op korte termijn opeisbare schulden en op lange termijn opeisbare schulden. Op korte termijn opeisbare schulden zijn schulden die in het lopende (of komende) dienstjaar afgelost zullen worden. Op lange termijn opeisbare schulden zijn schulden die na het lopende (of komende) dienstjaar afgelost zullen worden.

ad 11 en 11a) Voorschotten

Onder de post Voorschotten worden de bedragen opgenomen die aan derden zijn betaald vooruitlopend op later definitief vast te stellen of af te rekenen bedragen. Voorschotten die op 31 december nog niet definitief vastgesteld of afgerekend zijn, worden in de saldibalans per 31 december opgenomen. Hierbij wordt inzicht gegeven in de ouderdom van de voorschotten. Is bij de overlopende betaalopdrachten (betalingen of posten onderweg) sprake van verleende voorschotten dan wordt de stand van de voorschotten hiervoor gecorrigeerd.

De afgerekende voorschotten en hun ouderdom in het begrotingsjaar worden afzonderlijk opgenomen. De toeslagen worden per toeslag opgenomen. Voor de inzichtelijkheid kan de ouderdom van de voorschotten met behulp van een tabel worden gepresenteerd.

ad 12 en 12a) Openstaande verplichtingen

De post Openstaande verplichtingen vormt een saldo van de aangegane verplichtingen, hierop verrichte betalingen en negatieve bijstellingen van in eerdere begrotingsjaren aangegane verplichtingen. Het saldo heeft zowel betrekking op de binnen als buiten begrotingsverband geboekte verplichtingen.

Het bedrag van de openstaande verplichtingen is opgebouwd volgens onderstaand model:

Verplichtingen per 1 januari van het begrotingsjaar + aangegane verplichtingen in het begrotingsjaar -/- verrichte betalingen -/- de negatieve bijstellingen van de aangegane verplichtingen in eerdere begrotingsjaren).

Omvangrijke bijstellingen van aangegane verplichtingen worden toegelicht.

Niet uit de saldibalans blijkende bestuurlijke verplichtingen

Soms is er sprake van niet uit de saldibalans blijkende verplichtingen, bijvoorbeeld in geval van door het Rijk gesloten bestuursovereenkomsten of bestuursconvenanten met decentrale overheden of met functionele overheden (ZBO's/RWT’s, bijvoorbeeld scholen). Dergelijke bestuurlijke verplichtingen kunnen niet altijd al als juridsche verplichtingen worden aangemerkt, bijvoorbeeld als het Rijk met de koepels VNG, IPO of UvW of met onderwijskoepels een bestuursovereenkomst of -convenant sluit die beleidsmatig en budgettair (slechts) op bepaalde decentrale overheden of ZBO's/RWT’s betrekking heeft. De juridische verplichtingen ontstaan vaak pas later door beschikkingen van het Rijk aan die bepaalde decentrale overheden of ZBO's/RWT’s. In dergelijke situaties uit het oogpunt van transparantie voor de Staten-Generaal van belang dat uit de toelichting bij de post Openstaande verplichtingen blijkt dat er nog sprake is van niet-juridische verplichtingen in de vorm van bestuursovereenkomsten of bestuursconvenanten die niet zijn opgenomen in de post Openstaande verplichtingen en om welk (totaal)bedrag het gaat.

Het doel van deze aanvullende informatie is om de Tweede Kamer te informeren over een substantieel bedrag aan niet uit de saldibalans blijkende verplichtingen. Als substantieel bedrag wordt aangemerkt een bedrag van € 25 mln. of meer aan bestuurlijke verplichtingen (bestuursovereenkomsten, bestuursconvenanten, en dergelijke).

Een kleiner bedrag is substantieel als het 10% of meer van het (totaal)bedrag op de post Openstaande verplichtingen betreft.

Het is niet nodig in de toelichting bij de post Openstaande verplichtingen een overzicht van alle bestuurlijke verplichtingen te geven met de daarbij behorende bedragen. Ter indicatie van het totaalbedrag kan een enkele grote uitschieter worden vermeld. Het vermelde totaalbedrag moet vanzelfsprekend wel uit een (extra-comptabel bijgehouden) administratie kunnen worden afgeleid, dit mede met het oog op de controle ervan, zodat de volledigheid en de juistheid van deze niet uit de saldibalans blijkende bestuurlijke verplichtingen aannemelijk kunnen worden gemaakt. Met het oog op de volledigheid behoren, naast de hierboven bedoelde bestuursovereenkomsten of –convenanten die in strikte zin (nog) niet als juridische verplichtingen (kunnen) worden aangemerkt, ook politieke toezeggingen tot bestuurlijke verplichtingen; te denken valt aan schriftelijke of mondelinge afspraken op politiek-bestuurlijk niveau gemaakt door of namens de politieke leiding, waarbij een financiële toezegging wordt gedaan (bijvoorbeeld tijdens een werkbezoek). In geval van een mondelinge afspraak/toezegging is het wel van belang dat daarvan een schriftelijke weergave (verslag, notulen, e-mail, memo van de minister, of iets dergelijks) beschikbaar is.

De richtlijn bestaat uit een generiek deel en een specifiek deel. Afhankelijk van het type agentschap bestaat de invulling van de doelmatigheidsparagraaf uiteindelijk uit een combinatie van generieke en specifieke doelmatigheidsindicatoren.

Ieder agentschap dient in het generieke deel van de tabel ten minste twee kwaliteitsindicatoren op te nemen. De minimaal twee te kiezen indicatoren dienen bij voorkeur ontleend te zijn aan bestaande prestatie-afspraken tussen eigenaar, opdrachtgevers, en klanten. Voorbeelden van kwaliteitsindicatoren zijn: klanttevredenheid, doorlooptijd, behandeltijden, percentage toegewezen bezwaarschriften, beschikbaarheid/bereikbaarheid organisatie, etc.

Een getal op zich krijgt pas meerwaarde en diepgang als het in perspectief wordt geplaatst. Daarom is een goede toelichting op de doelmatigheidsindicatoren van het grootste belang. In de toelichting worden de voor agentschappen meest betekenisvolle variabelen besproken. Aangegeven wordt waarom deze variabelen het meest inzicht geven in de doelmatigheid van het agentschap. Naar keuze van het agentschap kunnen deze getallen absoluut of geindexeerd worden opgenomen.

Gedacht kan worden aan percentage overhead, verhouding tussen direkt en indirekte kosten, declarabiliteit, percentage externe inhuur, ziekteverzuim, wijzigingen in het ‘produktie-proces’ bijvoorbeeld als gevolg van toenemende complexiteit van regelgeving; wijzigingen als gevolg van een toe- of afname van de vraag naar produkten of diensten; aantal locaties per organisatie-eenheid, nieuwe wetgeving, personeelsopbouw, etc.

(*) Er wordt in principe gerapporteerd op basis van indices, maar er mag ook gerapporteerd worden op basis van reële tarieven, zodat er zicht wordt geboden op de reële tarief-ontwikkeling.