Algemeen

• De bedrijfsvoeringsparagraaf in het departementale jaarverslag en de jaarverslagen van de Staten-Generaal (IIA) en de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB) bestaat uit de drie paragrafen.

• Voor de jaarverslagen van de niet-departementale begrotingen (met uitzondering van De Koning (I), de Staten-Generaal (IIA) en Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB)) en de jaarverslagen van begrotingsfondsen die als afzonderlijke jaarverslagen worden gepubliceerd, worden in de bedrijfsvoeringsparagraaf alleen de onderdelen rechtmatigheid en totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie uit paragraaf 1 opgenomen en toegelicht. Voor de andere onderdelen uit paragraaf 1 (Begrotingsbeheer, financieel beheer, de materiële bedrijfsvoering en overige aspecten van de bedrijfsvoering) en de paragrafen 2 en 3 geldt dat deze ook moeten worden opgenomen, maar dat voor de toelichting wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag van het moederdepartement.

• Voor het jaarverslag van De Koning (I) wordt in de bedrijfsvoeringsparagraaf in paragraaf 1 het onderdeel rechtmatigheid opgenomen en toegelicht. Voor de andere onderdelen van paragraaf 1 (totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, begrotingsbeheer, financieel beheer, de materiële bedrijfsvoering en overige aspecten van de bedrijfsvoering) en de paragrafen 2 en 3 wordt vermeld dat deze niet van toepassing zijn of dat zich geen bijzonderheden hebben voorgedaan.

• Alle paragrafen en onderdelen hiervan worden afzonderlijk identificeerbaar opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

• Welke bevindingen gerapporteerd worden, wordt in een kwalitatieve afweging bepaald en is mede gebaseerd op de uitkomsten van de departementale risicoanalyse. Factoren die hierin een rol spelen kunnen zijn: politieke gevoeligheden, specifieke afspraken van de minister met de Tweede Kamer en gevallen van integriteitsschendingen zoals fraude, zie in HAFIR: 'Handreiking melding integriteitsschendingen met (potentieel) significante financiële gevolgen voor het Rijk'.

Toelichting paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage

• Deze paragraaf is een uitzonderingsrapportage. Uitzonderingsrapportage wil zeggen dat, voor zover elementen van de bedrijfsvoering op orde zijn, deze niet in deze paragraaf worden behandeld. Deze paragraaf beschrijft de belangrijkste tekortkomingen en risico's in het begrotingsjaar, inclusief de geïmplementeerde maatregelen die in het begrotingsjaar zijn genomen om deze risico's te beheersen en de tekortkomingen op te lossen. Alle overige niet geïmplementeerde verbetermaatregelen (zoals verbeterplannen die (deels) nog moeten worden geïmplementeerd) kunnen in paragraaf 3 worden genoemd en toegelicht.

• Wanneer er geen (kwalitatieve of kwantitatieve) bevindingen zijn te melden met betrekking tot de verplichte onderdelen van paragraaf 1 van de bedrijfsvoeringsparagraaf moet deze paragraaf toch afzonderlijk identificeerbaar opgenomen worden. Dit om onduidelijkheden te vermijden. Volstaan kan dan worden met de tekst dat zich geen overschrijdingen en/of bijzonderheden hebben voorgedaan.

Rechtmatigheid

• Voor het onderdeel rechtmatigheid wordt onder rechtmatigheid verstaan comptabele rechtmatigheid. Comptabele rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie waarvan de uitkomst in het departementale jaarverslag dient te worden verantwoord, in overeenstemming is met de begrotingswetten en met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden.

• In het onderdeel rechtmatigheid wordt onder meer gerapporteerd over de niet-naleving van voorwaarden in wet- en regelgeving. Deze voorwaarden kunnen onder meer betrekking hebben op het aangaan van verplichtingen of het verrichten van uitgaven. Het uitgangspunt hierbij is dat een geconstateerde onrechtmatigheid, afhankelijk van de vraag waarop de desbetreffende voorwaarde betrekking heeft, aan de verplichting of de uitgave wordt toegerekend, niet aan beide.

• Tevens wordt op hoofdlijnen gerapporteerd over gebleken tekortkomingen in de opzet en/of werking van het gevoerde beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Indien er sprake is van een toereikend MenO-beleid hoeft dit niet te worden beschreven in dit onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf.

  Het onderdeel over rechtmatigheid dient afzonderlijk identificeerbaar te zijn in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

• Indien de voorwaarden in subsidiebeschikkingen en overeenkomsten een nadere invulling betreffen van de voorwaarden die gesteld zijn in de genoemde wet- en regelgeving en als zodanig zijn benoemd in deze wet- en regelgeving, dan vallen deze voorwaarden onder de definitie van comptabele rechtmatigheid.

• Voor de rapportering van fouten en onzekerheden in de bedrijfsvoeringsparagraaf gelden vijf soorten rapporteringstoleranties: 1) rapporteringstolerantie op artikelniveau, 2) rapporteringstolerantie voor de saldibalans, 3) rapporteringstolerantie voor de agentschappen, 4) rapporteringstolerantie voor de afgerekende voorschotten en 5) rapporteringstolerantie op totaalniveau van de artikelen. Deze rapporteringstoleranties worden hierna toegelicht. Voor alle rapporteringstoleranties geldt: bij overschrijding worden fouten en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf gekwantificeerd, zoals aangegeven in het "overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden« (zie hierna). Voor het bepalen van de overschrijdingen van de rapporteringstoleranties worden fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld en gezamenlijk vermeld in het »overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden«. Daarbij geldt dat als het bedrag aan fouten en onzekerheden de desbetreffende rapporteringstolerantie te boven gaat, dan het totale bedrag aan fouten en onzekerheden wordt vermeld (en niet alleen het bedrag dat de desbetreffende rapporteringstolerantie overschrijdt). Indien geen van de genoemde rapporteringstoleranties is overschreden dient dit expliciet te worden vermeld in het onderdeel ''Rechtmatigheid» van de bedrijfsvoeringparagraaf. Het overzicht wordt dan niet opgenomen in het onderdeel «Rechtmatigheid» van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Volstaan kan dan worden met de tekst dat zich geen overschrijdingen hebben voorgedaan.

• Indien fouten en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid zijn bepaald aan de hand van statistische steekproeven, worden in het «overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden» de meest waarschijnlijke fout vermeld in kolom 4, de meest waarschijnlijke onzekerheid in kolom 5 en de som van deze twee in kolom 6. Deze kolommen moeten worden ingevuld indien het bedrag in kolom 6 vermeerderd met het bedrag van de basisonnauwkeurigheid en het nauwkeurigheidsverval de tolerantiegrens overschrijdt. Als dit laatste bedrag (kolom 6 + basisonnauwkeurigheid + nauwkeurigheidsverval) de tolerantiegrens overschrijdt, maar het bedrag in kolom 6 niet, wordt in kolommen 7 en 7a géén percentage vermeld en wordt dit onderaan het overzicht toegelicht. Deze uitgangspunten gelden voor alle hierna genoemde rapporteringstoleranties.

• Fouten en onzekerheden t.a.v. de getrouwheid (getrouwe weergave) worden niet in de bedrijfsvoeringsparagraaf en evenmin in het "overzicht van overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden" (zie overzicht hierna) vermeld. Wel worden fouten en onzekerheden ten aanzien van de getrouwheid vermeld in de «overzichten controlebevindingen» die de ADR opstelt

• De in het departementale jaarverslag verantwoorde verplichtingen en uitgaven moeten voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Als criterium daarbij wordt onder meer gehanteerd of een verplichting of uitgave past binnen de vastgestelde begroting.

• Over het verantwoordingsjaar 2020 wordt afzonderlijk aandacht besteed aan de onrechtmatigheden naar aanleiding van de noodmaatregelen als gevolg van de coronacrisis. Alleen indien er sprake is van een artikeloverschrijding, wordt een splitsing gemaakt tussen de corona- en niet-coronagerelateerde onrechtmatigheden. In dat geval worden overschrijdingen in verplichtingen en uitgaven die direct te relateren zijn aan de noodmaatregelen apart opgenomen in de kolommen 6a en 7a in het overzicht ‘overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden’. Het betreft hierbij corona gerelateerde uitgavenmaatregelen waarvoor het reguliere plafond niet geldt, zoals opgenomen in de najaarsnota.

  Gelet op het budgetrecht van de Tweede Kamer en de Eerste Kamer der Staten-Generaal wordt een beleidsmatige mutatie na Najaarsnota tijdig (zie tijdschema) schriftelijk gemeld aan zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer indien de beleidsmatige mutatie leidt tot een overschrijding van het verplichtingen-, uitgaven- en/of ontvangstenbudget op begrotingsartikelniveau na Najaarsnota/2e suppletoire wet.

  Indien na de 2e suppletoire begroting een verplichting is aangegaan, een uitgave is verricht en/of ontvangsten zijn geboekt voortvloeiend uit een beleidsmatige mutatie die leidt tot een overschrijding van het verplichtingen, uitgaven- en/of ontvangstenbudget op begrotingsartikelniveau en die niet tijdig schriftelijk is gemeld aan zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer, dan wordt die verplichting, uitgave of ontvangst aangemerkt als onrechtmatig. Indien dit tevens leidt tot overschrijding van een rapporteringstolerantie dan rapporteert de minister daarover in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag van het betreffende begrotingsjaar.

Voor dit overzicht geldt:

• Alle overschrijdingen van de rapporteringstoleranties van fouten en onzekerheden worden in dit overzicht opgenomen in het onderdeel «Rechtmatigheid» van de bedrijfsvoeringsparagraaf.

• De regels in dit overzicht worden uitsluitend ingevuld indien sprake is van overschrijdingen van een rapporteringstolerantie.

• Als het opgetelde bedrag aan fouten en onzekerheden de betreffende rapporteringstolerantie te boven gaat, dan wordt het totale bedrag aan fouten vermeld in kolom 4 en het totale bedrag aan onzekerheden wordt vermeld in kolom 5 (en niet alleen het bedrag dat de betreffende rapporteringstolerantie overschrijdt).

• Aangeven welk(e) artikel(en) het betreft (artikelnummer en omschrijving) en zo nodig regels in de tabel invoegen.

• Regels die niet van toepassing zijn, worden uit de tabel verwijderd.

• In kolom 2 worden de uitgaven en de ontvangsten opgeteld voor de omvangsbasis van het totaal van de artikelen en per artikel, omdat de rapporteringstolerantie in kolom 3 ook op basis van deze omvangsbasis worden berekend (zie hierna de berekeningswijze van de rapporteringstoleranties).

• Percentages aangeven in procentpunten en rekenkundig afronden op één decimaal (bijvoorbeeld: 4,3%).

De relevante posten voor bepaling van de omvangsbasis zijn:

• liquide middelen;

• intracomptabele vorderingen en schulden;

• extracomptabele vorderingen en schulden;

• voorschotten;

• openstaande rechten;

• openstaande verplichtingen (inclusief garanties);

• deelnemingen;

• begrotingsreserve.

Bij vaststelling van de omvangsbasis van de saldibalans worden de volgende posten dus niet meegeteld:

• de uitgaven ten laste van de begroting;

• de ontvangsten ten gunste van de begroting;

• de rekening-courant met de Rijkshoofdboekhouding;

• de tegenrekeningen;

• de kas-transverschillen.

De volgende voorwaarden gelden voor toepassing van de aanvullende rapporteringstolerantie op basis van 2% van het balanstotaal:

• er is sprake van een agentschap dat zeer kapitaalintensief is en daarom meer dan normaal te maken heeft met waarderingskwesties in de balansposten;

• er is sprake van jaarrekeningposten die in belangrijke mate oordeelsvorming vereisen, zoals schattingsposten, waarderingsposten, bijzondere waardeverminderingen (impairments), voorzieningen, waarbij de reguliere rapporteringstolerantie niet uitvoerbaar wordt geacht;

• er wordt onderscheid gemaakt tussen posten die o.b.v. de aanvullende rapporteringstolerantie worden gecontroleerd (zoals geactiveerd vastgoed) en posten die o.b.v. de reguliere rapporteringstolerantie worden gecontroleerd (huuropbrengsten, apparaatskosten, etc.);

• voor de toepassing van de aanvullende rapporteringstolerantie is schriftelijke toestemming van de Minister van Financiën vereist. Het Ministerie van Financiën kan, ter beoordeling van de noodzaak tot het gebruik van deze aanvullende grondslag voor de rapporteringstolerantie, advies inwinnen bij de Auditdienst Rijk (ADR).

Voor de rapportering over de agentschappen zijn er twee scenario’s mogelijk:

• Er is alleen sprake van agentschappen waarbij de reguliere rapporteringstolerantie wordt toegepast, namelijk de rapporteringstolerantie gebaseerd op het totaal van de baten.

• Er is daarnaast ook sprake van één of meerdere agentschappen waarvoor een aanvullende rapporteringstolerantie o.b.v. het balanstotaal van dit agentschap of deze agentschappen mag worden toegepast.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

• Beschrijf hier de belangrijkste tekortkomingen, risico's en ontwikkelingen op het gebied van begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering zoals opgenomen in de comptabele regelgeving in de wettenpocket.

• In het onderdeel financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering wordt in ieder geval ingegaan op de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden bij het departementale jaarverslag van het voorafgaande jaar en de maatregelen die zijn getroffen om de geconstateerde onvolkomenheden in het verslagjaar en de jaren daarna te voorkomen. Daarnaast wordt de afweging gemaakt of in dit onderdeel ook aandacht wordt besteed aan andere bevindingen van de Algemene Rekenkamer en de maatregelen die naar aanleiding hiervan zijn getroffen.

Voor jaar 2020 dient in deze paragraaf, indien van toepassing, aandacht te worden besteed aan de onderstaande rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen. Ook de coronagerelateerde bedrijfsvoeringsonderwerpen worden genoemd onder deze categorieën:

• MenO- risico's en ontwikkelingen betreffende het M&O-beleid: Er is sprake van MenO-risico's bij afhankelijkheid van derdengegevens. Derdengegevens zijn afkomstig van natuurlijke personen of rechtspersonen buiten de overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een regeling waarin de aanspraak op een uitkering of subsidie, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van de uitkering, subsidie of heffing afhankelijk is gesteld van deze gegevens.Beschrijf op hoofdlijnen hoe intern omgegaan wordt met MenO- risico's, de maatregelen die zijn getroffen om deze MenO-risico's te beheersen en geef een toelichting op hoofdlijnen over mogelijk resterende MenO-risico's. Handvat voor het MenO-beleid staat op Hafir: Handleiding tegengaan misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen.

• Grote lopende ICT-projecten: In deze paragraaf wordt expliciet aandacht besteed aan de uitvoerings- en privacyrisico’s van grote lopende ICT-projecten bij het ministerie (inclusief publiekrechtelijke ZBO's). Het betreft projecten met een ICT-component van meer dan € 5 miljoen, die ook in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk en het ICTDashboard moeten worden gemeld.

• Open standaarden en open source software: Dit onderwerp wordt in deze paragraaf alleen vermeld indien is afgeweken (het 'comply of explain’-beginsel) van artikel 3, eerste lid van de bijlage Instructie rijksdienst inzake aanschaf van ICT-diensten en ICT-producten. De Tweede Kamer wil dat de overheid meer gebruik maakt van open standaarden en open source software wanneer sprake is van de aankoop, inhuur en ontwikkeling van ICT-diensten of producten van € 50.000 of meer. De Instructie rijksdienst schrijft voor dat in beginsel gebruik wordt gemaakt van open standaarden van de lijst van het Forum Standaardisatie (www.forumstandaardisatie.nl). Valide afwijkingsgronden zijn opgenomen in de Instructie rijksdienst. Als er sprake is van afwijking van de Instructie rijksdienst dan wordt dit gemotiveerd aangegeven.

• Betaalgedrag: er wordt ingegaan op het betaalgedrag van het ministerie, indien de minimale rijksbrede norm om 95% van de facturen binnen 30 dagen te betalen, niet is gehaald (het 'comply or explain-beginsel'). Daarbij wordt toegelicht wat de oorzaken zijn van het niet behalen van de norm en welke verbetermaatregelen zijn geïmplementeerd. Alle overige niet geïmplementeerde verbetermaatregelen (zoals verbeterplannen) kunnen in paragraaf 3 worden opgenomen.

• In dit onderdeel wordt verslag gedaan van de activiteiten van het audit committee in het verslagjaar (besproken thema's; werkbezoeken etc.) alsmede de uitkomsten van de evaluaties over het functioneren van het audit committee.

• Departementale checks and balances: in dit onderdeel wordt tenminste iedere vijf jaar een beschrijving opgenomen van de departementale checks and balances voor subsidieregelingen. Bij tussentijdse wijzigingen moeten departementen hiervan verslag doen.

• Normenkader financieel beheer: dit onderdeel bevat een beschrijving van de wijzigingen van het departementaal toezicht op het normenkader financieel beheer, indien er wijzigingen hebben plaatsgevonden. Het normenkader financieel beheer stelt minimumeisen aan financieel beheer en verantwoording. Meer informatie is te vinden in de handreiking van het normenkader financieel beheer.

• Indien bedrijfsvoeringsrisico’s en/of -problemen zich hebben voorgedaan als gevolg van de coronacrisis, die niet elders vermeld zijn, worden die hier beschreven. Denk hierbij aan informatiebeveiliging, aanpassingen werkplekken, vastgoed, personele capaciteit etc. Daarbij wordt uiteengezet welke maatregelen het rijksonderdeel heeft getroffen.