Model 3.46 - Beheersverklaring Herstel- en Veerkrachtplan (HVP)
Ministeriële beheersverklaring herstel- en veerkrachtplan
Ik, ondergetekende, [naam minister], als minister van [departement] van Nederland,
Verklaar dat, met betrekking tot de uitvoering van het bij het uitvoeringsbesluit van de Raad van 4 oktober 2022 goedgekeurde herstel- en veerkrachtplan voor Nederland, gebaseerd op mijn eigen oordeel en op de informatie waarover ik beschik, in het bijzonder op basis van de resultaten van de in het HVP beschreven nationale controle- en auditsystemen:
De middelen zijn gebruikt voor het beoogde doel als omschreven in artikel 1, lid 1, van de financieringsovereenkomst herstel- en herstelplan tussen de Europese Commissie en Nederland (de "overeenkomst").
De met de beheersverklaring ingediende informatie volledig, accuraat en betrouwbaar is; er wordt naar behoren gemotiveerd dat de betrokken mijlpalen en/of doelstellingen op bevredigende wijze zijn bereikt en dat het auditspoor dat de verwezenlijking van deze mijlpalen en doelstellingen aantoont, aanwezig is.
De bestaande controlesystemen bieden de nodige garanties dat de middelen zijn beheerd overeenkomstig met alle toepasselijke voorschriften, met name de voorschriften ter voorkoming van belangenconflicten, fraudepreventie en corruptie overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer;
De activiteiten die worden uitgevoerd om de in het betalingsverzoek vermelde mijlpalen en doelstellingen in het kader van het HVP te bereiken, worden niet gefinancierd door een ander programma of instrument van de Unie of, in voorkomend geval, dekken de andere programma's en instrumenten van de Unie niet dezelfde kosten.
Deze beheersverklaring gaat vergezeld van een samenvatting van de audits die in verband met de punten 1 tot en met 4 zijn uitgevoerd, inclusief een analyse van de vastgestelde tekortkomingen en de genomen of geplande corrigerende maatregelen. (naar gelang het geval neem een van de volgende teksten op:) [In de begeleidende samenvatting van de audits zijn geen inbreuken op het gebied van fraude, corruptie of belangenconflictenbelangenconflictenvastgesteld /OF/ In de begeleidende samenvatting van de audits zijn de volgende inbreuken op het gebied van fraude, corruptie of belangenconflicten vastgesteld: (geef aan welke corrigerende maatregelen zijn genomen en specificeer deze). (deze passages zijn onderdeel van de definitieve beheersverklaring van 15 september 2023, op 12 mei 2023 hebben deze audits nog niet plaatsgevonden).
Ik bevestig dat de onregelmatigheden die in de definitieve audit- of controleverslagen met betrekking tot de uitvoering van het HVP zijn vastgesteld, op passende wijze zijn gecorrigeerd en teruggevorderd van de eindontvangers of dat zij momenteel worden gecorrigeerd en teruggevorderd. Waar nodig is passende opvolging gegeven aan de in die verslagen gemelde tekortkomingen in het controlesysteem of wordt hieraan gewerkt met betrekking tot de volgende vereiste corrigerende maatregelen: (geef in voorkomend geval aan welke corrigerende maatregelen op de datum van ondertekening van de verklaring nog lopen). (deze passages zijn onderdeel van de definitieve beheersverklaring van 15 september 2023, op 12 mei 2023 hebben deze audits nog niet plaatsgevonden).
Ik bevestig dat ik niet op de hoogte ben van enige geheime kwestie die de (financiële) belangen van de Europese Unie zou kunnen schaden.
[De volgende voorbehouden moeten echter worden gemaakt: .........] (deze zin schrappen indien niet van toepassing)
Plaats: Den Haag, datum: [dag] [maand] 2023
……………………………………………………………………………
(handtekening) [naam minister], minister van [departement]
Beheersverklaring [maatregel] ten behoeve van het herstel- en veerkrachtplan
Ik, ondergetekende, [naam verantwoordelijke directeur-generaal], als directeur-generaal van [beleids-DG] van [departement] van Nederland,
Verklaar dat, met betrekking tot de uitvoering van het bij het uitvoeringsbesluit van de Raad van 4 oktober 2022 goedgekeurde herstel- en veerkrachtplan (HVP) voor Nederland, gebaseerd op mijn eigen oordeel en op de informatie waarover ik beschik, in het bijzonder op basis van de resultaten van de in het HVP beschreven nationale controle- en auditsystemen:
De middelen zijn gebruikt voor het beoogde doel als omschreven in artikel 1, lid 1, van de financieringsovereenkomst herstel- en herstelplan tussen de Europese Commissie en Nederland (de "overeenkomst").
De met de beheersverklaring ingediende informatie volledig, accuraat en betrouwbaar is; er wordt naar behoren gemotiveerd dat de relevante mijlpalen en/of doelstellingen op bevredigende wijze zijn bereikt en dat het auditspoor dat de verwezenlijking van deze mijlpalen en doelstellingen aantoont, aanwezig is.
De bestaande controlesystemen bieden de nodige garanties dat de middelen zijn beheerd overeenkomstig met alle toepasselijke voorschriften, met name de voorschriften ter voorkoming van belangenconflicten, fraudepreventie en corruptie overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer;
De activiteiten die zijn uitgevoerd om de in het betalingsverzoek vermelde mijlpalen en doelstellingen in het kader van het HVP te bereiken, worden niet gefinancierd door een ander programma of instrument van de Europese Unie of, mocht dit wel het geval zijn, de andere programma's en instrumenten van de Europese Unie dekken niet dezelfde kosten.
Deze beheersverklaring gaat vergezeld van een samenvatting van de audits die in verband met de punten 1 tot en met 4 zijn uitgevoerd, inclusief een analyse van de vastgestelde tekortkomingen en de genomen of geplande corrigerende maatregelen. (al naar gelang het geval neem een van de volgende teksten op:) [In de begeleidende samenvatting van de audits zijn geen inbreuken op het gebied van fraude, corruptie of belangenconflictenbelangenconflictenvastgesteld /OF/ In de begeleidende samenvatting van de audits zijn de volgende inbreuken op het gebied van fraude, corruptie of belangenconflicten vastgesteld: (geef aan welke corrigerende maatregelen zijn genomen en specificeer deze). (deze passages zijn onderdeel van de definitieve beheersverklaring van 15 september 2023, op 12 mei 2023 hebben deze audits nog niet plaatsgevonden).
Ik bevestig dat de onregelmatigheden die in de definitieve audit- of controleverslagen met betrekking tot de uitvoering van het HVP zijn vastgesteld, op passende wijze zijn gecorrigeerd en teruggevorderd van de eindontvangers of dat zij momenteel worden gecorrigeerd en teruggevorderd. Waar nodig is passende opvolging gegeven aan de in die verslagen gemelde tekortkomingen in het controlesysteem of wordt hieraan gewerkt met betrekking tot de volgende vereiste corrigerende maatregelen: (geef in voorkomend geval aan welke corrigerende maatregelen op de datum van ondertekening van de verklaring nog lopen).] (deze passages zijn onderdeel van de definitieve beheersverklaring van 15 september 2023, op 12 mei 2023 hebben deze audits nog niet plaatsgevonden).
Ik bevestig dat ik niet op de hoogte ben van niet-meegedeelde zaken die de (financiële) belangen van de Europese Unie zou kunnen schaden.
[De volgende voorbehouden moeten echter worden gemaakt: .........] (deze zin schrappen indien niet van toepassing)
Plaats: [Plaats], datum: [dag] [maand] 2023
……………………………………………………………………………
(handtekening)
[naam directeur-generaal], directeur-generaal van [beleids-DG], [departement]
TOELICHTING BEHEERSVERKLARING HERSTEL- EN VEERKRACHTPLAN TEN BEHOEVE VAN RIJKSBEGROTINGSVOORSCHRIFTEN
Inhoud van de beheersverklaring
De beheersverklaring is een essentiële bouwsteen voor het indienen van een betalingsverzoek om aanspraak te maken op middelen uit de herstel- en veerkrachtfaciliteit (HVF). De beheersverklaring geeft aan dat:
De middelen zijn gebruikt voor het beoogde doel (voor zover het om investeringen gaat);
De ingediende informatie volledig, accuraat en betrouwbaar is, inclusief bewijsvoering dat de relevante mijlpalen en/of doelstellingen op bevredigende wijze zijn bereikt;
De bestaande controlesystemen de nodige garanties bieden dat de middelen zijn beheerd ter voorkoming van belangenconflicten, fraudepreventie en corruptie (voor zover het om investeringen gaat);
De activiteiten die zijn uitgevoerd in het kader van het herstel- en veerkrachtplan (HVP) niet gefinancierd worden door een ander programma of instrument van de Europese Unie of, mocht dit wel het geval zijn, de andere programma's en instrumenten van de Europese Unie niet dezelfde kosten dekken (voor zover het om investeringen gaat).
Indien de Auditdienst Rijk (ADR) – de aangewezen auditautoriteit voor het HVP – onregelmatigheden vindt op basis van zijn audits (en dit verwerkt in de samenvatting van audits), dan zal in de beheersverklaring ook worden aangegeven welke dit zijn en hoe deze op passende wijze gecorrigeerd en/of teruggevorderd zijn.
De verklaring wordt opgesteld via een getrapt systeem. Dit betekent dat de directeur in de basis de maatregel beheersverklaring aanlevert en eerstverantwoordelijk is voor de aangeleverde informatie en bovengenoemde punten. De DG dient de beheersverklaring op maatregelniveau in voor HVP-maatregelen die onder de DG vallen, alvorens deze gedeeld wordt met de ADR voor 3e lijns controle. De ADR kan de auditwerkzaamheden starten zodra de benodigde controle documentatie volledig en voltooid is. Nadat de werkzaamheden van de ADR voltooid zijn (uiterlijk 15 september) worden de beheersverklaringen aangevuld o.b.v. Eventuele bevindingen van de ADR en de hierop aansluitende corrigerende maatregelen. Hierna tekenen de SG en de directeur FEZ de ministeriële beheersverklaring (via het document management systeem) op basis van de onderliggende maatregel beheersverklaringen, alvorens de formele natte handtekening wordt gezet door de verantwoordelijke minister. Daarmee wordt door de gehele lijn garant gestaan voor bovenstaande punten.
Beleidsconsequenties van de beheersverklaring
Middels de beheersverklaringen staan directeuren en uiteindelijk de politieke en ambtelijke leiding garant voor de correctheid van de gegevens en verklaren zij dat ze naar hun beste kunnen de vier hoofdzondes (corruptie, fraude, belangenverstrengeling, dubbele financiering) voorkomen, gedetecteerd en gecorrigeerd hebben. De verklaring is daarmee het sluitstuk van een reeks rapportagevereisten en beheersmaatregelen die nodig zijn voor het succesvol indienen van een betalingsverzoek in het kader van het Nederlandse herstel- en veerkrachtplan.
De beleidsconsequenties van de beheersverklaring zijn omvangrijk. Niet alleen zal er een uitvoerige bewijslast voor de mijlpalen en doelstellingen moeten worden aangeleverd (dit wordt vastgelegd in de operationele regelingen), ook moeten in het centrale dataregister alle gegevens volgens art. 22.2.d van de HVF-verordening worden aangeleverd.
De gegevens in art. 22.2.d. zijn nodig om beheersmaatregelen goed uit te kunnen voeren. De toezichthoudende partijen, de Auditdienst Rijk (ADR) voorop, zullen toetsen in hoeverre de beheersmaatregelen van de beleidsdirecties en FEZ’en toereikend zijn. De gegevens en verklaringen zullen ook beschikbaar worden gesteld voor andere toezichthoudende partijen (de Europese Commissie, de Europese Rekenkamer en, indien van toepassing, het Europees Openbaar Ministerie).
Verhouding tot het departementaal jaarverslag
Om voldoende tijd te hebben voor het inregelen van (interne) procedures rondom de beheersmaatregelen en informatieverzameling voor het HVP wijkt de planning voor het aanleveren van informatie voor het HVP af van de reguliere verantwoording. De voorschriften voor de beheersverklaring (model 3.46) zullen elk jaar (eventueel via een addendum) worden opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften. De reeds bestaande, reguliere verantwoording richting het parlement, bijvoorbeeld de kasreeksen voor maatregelen die reeds op de Rijksbegroting staan, blijven gelden.
Verhouding tot andere rapportageverplichtingen met betrekking tot het HVP
Naast de benodigde onderbouwing voor betalingsverzoeken, kent de HVF-verordening een aantal andere rapportageverplichtingen die raakvlakken hebben met de betalingsverzoeken maar lichter in aard zijn (RRF artikel 27). De reguliere rapportages voor 2023 zijn als volgt:
Rapportage | Datum |
Rapportage ‘voortgang mijlpalen en doelstellingen’ | 30 april; 15 oktober |
Rapportage «top 100 eindontvangers» o.g.v. Artikel 25 bis | 30 april; 15 oktober |
Rapportage ‘dubbelfinanciering’ | 30 april; 15 oktober |
Rapportage ‘algemene indicatoren’ | 28 februari; 31 augustus |
Rapportage ‘klimaatuitgaven’ | 30 september |
Op verzoek van de Kamer zullen de halfjaarlijkse rapportages over voortgang van de mijlpalen en doelstellingen met de Kamer worden gedeeld middels een Kamerbrief waarin wordt aangegeven wat de status is van de mijlpalen en doelstellingen. De rapportage over algemene indicatoren en klimaatuitgaven lopen separaat.
Rol van het centrale dataregister
Alle rapportages zullen worden verzameld en opgeslagen in het centrale dataregister CEDAR, dat operationeel zal zijn vanaf Q1 2023. Naast de beheersverklaringen en de bewijslast voor de mijlpalen en doelstellingen zullen ook de artikel 22.2.d. gegevens regulier bijgewerkt moeten worden. Omdat de toezichthoudende partijen inzage dienen te hebben in de gegevens en omdat de genoemde gegevens nodig zijn voor beheers‐ maatregelen zal het centrale dataregister op een continue basis bijgewerkt moeten worden. Ook een effectief gebruik van Arachne, het Europese systeem ter voorkoming en detectie van onregelmatigheden, fraude en dubbelfinanciering, vereist minimaal een drie maandelijkse update. De relevante informatie voor de drie maandelijkse update zijn de gegevens die genoemd zijn in artikel 22.2.d. en de relevante beheersmaatregelen. De gegevens dienen vooraf gebruikt te worden om onregelmatigheden te voorkomen. Bijvoorbeeld, voordat een contract wordt gesloten of een subsidie wordt toegekend, moeten de betrokken ministeries of uitvoeringsorganen deze gegevens opvragen en gebruiken bij controles om onregelmatigheden (de vier hoofdzonden) te voorkomen. Nationale en Europese toezichthoudende partijen zullen toegang hebben tot de meest recente gegevens en bijbehorende beheersmaatregelen.
Planning en reikwijdte van het eerste betalingsverzoek
Planning
Het eerste betalingsverzoek dient uiterlijk 31 decemberr 2023 ingediend te worden bij de Europese Commissie namens het kabinet. De minister van Financiën zal een beheersverklaring namens het kabinet ondertekenen op basis van de verschillende departementale beheersverklaringen. Om zorg te dragen voor een tijdige indiening van het betalingsverzoek zijn de volgende data leidend, zoals tevens opgenomen in rbv tijdschema:
Datum | Actie |
15 maart | Aanleveren procesbeschrijvingen over hoe de beheersmaatregelen voor het behalen van mijlpalen en doelstellingen alsook het behartigen van de financiële belangen van de Unie geborgd zijn. Waar mogelijk worden bewijsstukken voor de M&Ds reeds ingevoerd in CEDAR. |
16 juni | Beheersverklaringen worden door departementen gedeeld met de ADR t.b.v. audits en bevindingen. |
16 juni ‒ 15 september | Bevindingen ADR worden met ministeries gedeeld t.b.v. het treffen van passende, evt. corrigerende, maatregelen |
15 september | ADR deelt een auditrapport met departementen. Het auditrapport bevat (tussentijdse) bevindingen op basis van enkele steekproeven en/of systeemaudits. Dit auditrapport dient als belangrijke basis voor de samenvatting van audits. |
13 oktober | Uiterlijke aanleverdatum voor departementen om de verwerking van corrigerende maatregelen (n.a.v. bevindingen ADR) te delen met de ADR en – bij goedvinden – op te nemen in de beheersverklaring. |
3 november | Definitieve ministeriële beheersverklaringen (en onderliggende verklaringen) zijn ondertekend en opgeslagen in het centrale dataregister. De minister van financiën bereidt, namens het kabinet, het formele betalingsverzoek voor. |
17 november | Uiterlijke datum voor het aanleveren van de samenvatting van audits door de ADR, onderdeel van het betalingsverzoek namens Nederland aan de Europese Commissie. |
Indien niet voldaan kan worden aan bovenstaande tijdsschema, specifiek de departementale beheersverklaring op 16 juni, dienen de ADR en de HVP programmadirectie van het ministerie van Financiën tijdig en volledig geïnformeerd te worden. In geval gezamenlijk geconcludeerd wordt dat afwijking van de aanleverdatum onvermijdelijk is zal in overleg met de drie partijen worden gekeken naar een op maat gemaakt tijdspad voor de betreffende HVP-maatregel.
Reikwijdte
Het betalingsverzoek in Q4 2023 omvat alle mijlpalen en doelstellingen van 2020 ‒ 2022 en die van de hervor‐ mingen van Q1 2023. De benodigde bewijsstukken voor de mijlpalen en doelstellingen zijn vastgelegd in de operationele regeling van het NL herstel- en veerkrachtplan. Het wordt verwacht dat bij lopende maatregelen beheersmaatregelen zijn ingeregeld met zicht op toekomstige beheersverklaringen.
Technische assistentie
Het wordt aangemoedigd om relevante informatie met betrekking tot de uitvoering van het HVP (zoals samenvattende documenten en/of bewijsstukken) ruim voor de indiening van een betalingsverzoek met de Europese Commissie te delen. Het delen van relevante informatie over de voortgang van de uitvoering van het HVP biedt de mogelijkheid om tijdig de uitvoering van de relevante bepalingen in het Raaduitvoeringsbesluit te bespreken. Om hier gebruik van te maken kan op elk moment contact worden opgenomen met een collega van de HVP-programmadirectie of HVP@minfin.nl.
Contact
Indien bovenstaande tot vragen leidt, kan contact worden opgenomen met HVP@minfin.nl.