Algemeen

• De bedrijfsvoeringsparagraaf in het departementale jaarverslag en de jaarverslagen van de Staten-Generaal (IIA) en de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB) bestaat uit drie paragrafen.

• Voor de jaarverslagen van de niet-departementale begrotingen (met uitzondering van De Koning (I), de Staten-Generaal (IIA) en Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB)) en de jaarverslagen van begrotingsfondsen die als afzonderlijke jaarverslagen worden gepubliceerd, worden in de bedrijfsvoeringsparagraaf alleen de onderdelen rechtmatigheid en totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie uit paragraaf 1 opgenomen en toegelicht. Voor de andere onderdelen uit paragraaf 1 (Begrotingsbeheer, financieel beheer, de materiële bedrijfsvoering en overige aspecten van de bedrijfsvoering) en de paragrafen 2 en 3 geldt dat deze ook moeten worden opgenomen, maar dat voor de toelichting wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag van het moederdepartement.

• Voor het jaarverslag van De Koning (I) wordt in de bedrijfsvoeringsparagraaf in paragraaf 1 het onderdeel rechtmatigheid opgenomen en toegelicht. Voor de andere onderdelen van paragraaf 1 (totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, begrotingsbeheer, financieel beheer, de materiële bedrijfsvoering en overige aspecten van de bedrijfsvoering) en de paragrafen 2 en 3 wordt vermeld dat deze niet van toepassing zijn of dat zich geen bijzonderheden hebben voorgedaan.

• Alle paragrafen en onderdelen worden afzonderlijk identificeerbaar opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

• Welke bevindingen gerapporteerd worden, wordt in een kwalitatieve afweging bepaald en is mede gebaseerd op de uitkomsten van de departementale risicoanalyse. Factoren die hierin een rol spelen kunnen zijn: politieke gevoeligheden, specifieke afspraken van de minister met de Staten-Generaal en gevallen van integriteitsschendingen zoals fraude, zie in HAFIR: 'Handreiking melding integriteitsschendingen met (potentieel) significante financiële gevolgen voor het Rijk'.

Toelichting paragraaf 1 - Rapportage bedrijfsvoering

• Deze paragraaf is voor de onderdelen 1 tot en met 5 een uitzonderingsrapportage. Dat wil zeggen dat, voor zover deze elementen van de bedrijfsvoering op orde zijn, deze niet in deze paragraaf worden behandeld. Deze paragraaf beschrijft de belangrijkste tekortkomingen en risico's in het begrotingsjaar, inclusief de geïmplementeerde maatregelen die in het begrotingsjaar zijn genomen om deze risico's te beheersen en de tekortkomingen op te lossen. Alle overige niet geïmplementeerde verbetermaatregelen (zoals verbeterplannen die (deels) nog moeten worden geïmplementeerd) kunnen in paragraaf 3 worden genoemd en toegelicht.

• Wanneer er geen (kwalitatieve of kwantitatieve) bevindingen zijn te melden met betrekking tot de onderdelen 1 tot en met 5 moet deze paragraaf toch afzonderlijk identificeerbaar opgenomen worden. Dit om onduidelijkheden te vermijden. Volstaan kan dan worden met de tekst dat zich geen overschrijdingen en/of bijzonderheden hebben voorgedaan.

• Onderdeel 6 betreft geen uitzonderingsrapportage. Dit onderdeel is een verplichte rapportage over de belangrijkste materiële risico's op fraude en corruptie.

Rechtmatigheid

• Het onderdeel over rechtmatigheid dient afzonderlijk identificeerbaar te zijn in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

• Voor het onderdeel rechtmatigheid wordt onder rechtmatigheid verstaan comptabele rechtmatigheid. Comptabele rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie waarvan de uitkomst in het departementale jaarverslag dient te worden verantwoord, in overeenstemming is met de begrotingswetten en met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden.

• In het onderdeel rechtmatigheid wordt onder meer gerapporteerd over de niet-naleving van voorwaarden in wet- en regelgeving. Deze voorwaarden kunnen onder meer betrekking hebben op het aangaan van verplichtingen of het verrichten van uitgaven. Het uitgangspunt hierbij is dat een geconstateerde onrechtmatigheid, afhankelijk van de vraag waarop de desbetreffende voorwaarde betrekking heeft, aan de verplichting of de uitgave wordt toegerekend, niet aan beide.

• Indien de voorwaarden in subsidiebeschikkingen en overeenkomsten een nadere invulling betreffen van de voorwaarden, die gesteld zijn in de genoemde wet- en regelgeving en als zodanig zijn benoemd in deze wet- en regelgeving, dan vallen deze voorwaarden onder de definitie van comptabele rechtmatigheid.

• Voor de rapportering van fouten en onzekerheden in de bedrijfsvoeringsparagraaf gelden vijf soorten rapporteringstoleranties: 1) rapporteringstolerantie op artikelniveau, 2) rapporteringstolerantie voor de saldibalans, 3) rapporteringstolerantie voor de agentschappen, 4) rapporteringstolerantie voor de afgerekende voorschotten en 5) rapporteringstolerantie op totaalniveau. Deze rapporteringstoleranties worden hierna toegelicht. Voor alle rapporteringstoleranties geldt: bij overschrijding worden fouten en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf gekwantificeerd, zoals aangegeven in het "overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden« (zie hierna). Voor het bepalen van de overschrijdingen van de rapporteringstoleranties worden fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld en gezamenlijk vermeld in het »overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden". Daarbij geldt dat als het bedrag aan fouten en onzekerheden de desbetreffende rapporteringstolerantie te boven gaat, dan het totale bedrag aan fouten en onzekerheden wordt vermeld (en niet alleen het bedrag dat de desbetreffende rapporteringstolerantie overschrijdt).

• Indien geen van de genoemde rapporteringstoleranties is overschreden, dient dit expliciet te worden vermeld in het onderdeel ''Rechtmatigheid" van de bedrijfsvoeringparagraaf. Het overzicht wordt dan niet opgenomen in het onderdeel «Rechtmatigheid» van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Volstaan kan dan worden met de tekst dat zich geen overschrijdingen hebben voorgedaan.

• Indien fouten en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid zijn bepaald aan de hand van statistische steekproeven, worden in het «overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden» de meest waarschijnlijke fout vermeld in kolom 4, de meest waarschijnlijke onzekerheid in kolom 5 en de som van deze twee in kolom 6. Deze kolommen moeten worden ingevuld indien het bedrag in kolom 6 vermeerderd met het bedrag van de basisonnauwkeurigheid en het nauwkeurigheidsverval de tolerantiegrens overschrijdt. Als dit laatste bedrag (kolom 6 + basisonnauwkeurigheid + nauwkeurigheidsverval) de tolerantiegrens overschrijdt, maar het bedrag in kolom 6 niet, wordt in kolom 7 géén percentage vermeld en wordt dit onderaan het overzicht toegelicht. Deze uitgangspunten gelden voor alle hierna genoemde rapporteringstoleranties.

• Fouten en onzekerheden t.a.v. de getrouwheid (getrouw beeld) worden niet in de bedrijfsvoeringsparagraaf en evenmin in het "overzicht van overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden" (zie overzicht hierna) vermeld. Wel worden fouten en onzekerheden ten aanzien van de getrouwheid vermeld in de «overzichten controlebevindingen» die de ADR opstelt.

• De in het departementale jaarverslag verantwoorde verplichtingen en uitgaven moeten voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Als criterium daarbij wordt onder meer gehanteerd of een verplichting of uitgave past binnen de vastgestelde begroting.

• Gelet op het budgetrecht van de Staten-Generaal wordt een beleidsmatige mutatie na Najaarsnota tijdig (zie tijdschema) schriftelijk gemeld aan zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer indien de beleidsmatige mutatie leidt tot een overschrijding van het verplichtingen-, uitgaven- en/of ontvangstenbudget op begrotingsartikelniveau na Najaarsnota/2e suppletoire wet.

  Indien na de 2e suppletoire begroting een verplichting is aangegaan, een uitgave is verricht en/of ontvangsten zijn geboekt voortvloeiend uit een beleidsmatige mutatie die leidt tot een overschrijding van het verplichtingen, uitgaven- en/of ontvangstenbudget op begrotingsartikelniveau en die niet tijdig schriftelijk is gemeld aan zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer, dan wordt het meerdere van die verplichting, uitgave of ontvangst boven het geautoriseerde budget aangemerkt als onrechtmatig. Indien dit tevens leidt tot overschrijding van een rapporteringstolerantie dan rapporteert de minister daarover in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag van het betreffende begrotingsjaar.

1. Rapporteringstolerantie op artikelniveau

Voor het rapporteren van fouten en onzekerheden op artikelniveau gelden onderstaande kwantitatieve rapportagegrenzen. Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld.De rapporteringstolerantie per begrotingsartikel wordt berekend over (1) de som van de uitgaven en ontvangsten op dat artikel en (2) de verplichtingen afzonderlijk.

2. Rapporteringstolerantie saldibalans

De rapportering vindt plaats op het niveau van het totaal van de saldibalans. De (totale) omvangsbasis van de saldibalans wordt bepaald aan de hand van de volgende uitgangspunten:

Voor de rapportering in de bedrijfsvoeringsparagraaf van fouten en onzekerheden in de saldibalans gelden onderstaande kwantitatieve rapportagegrenzen. Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld.

Voor de rapportering over de saldibalans geldt dus dat de tolerantie wordt berekend over het totaal van de hiervoor genoemde posten, maar indien de rapportagegrenzen worden overschreden wordt wel in de bedrijfsvoeringsparagraaf vermeld in welke posten de overschrijding(en) (incl. omvang) zich voordoet/ -voordoen.

3. Rapporteringstolerantie voor afgerekende voorschotten

Voor het rapporteren van fouten en onzekerheden in de afgerekende voorschotten gelden de onderstaande kwantitatieve rapportagegrenzen. Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld.

De rapporteringstolerantie voor de afgerekende voorschotten wordt berekend over het totaalbedrag aan afgerekende voorschotten in het begrotingsjaar. Dit bedrag komt overeen met het bedrag dat afzonderlijk moet worden opgenomen bij (de toelichting op) de post «Voorschotten» in de Saldibalans per 31 december van het begrotingsjaar (model 3.31).

4. Rapporteringstolerantie agentschappen

De rapportering vindt plaats op het niveau van het totaal van de baten van alle agentschappen van het departement gezamenlijk. De omvangsbasis wordt bepaald door de totalen van de baten van alle agentschappen bij elkaar op te tellen.

Voor de rapportering in de bedrijfsvoeringsparagraaf van fouten en onzekerheden met betrekking tot agentschappen gelden de onderstaande kwantitatieve rapportagegrenzen. Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld.

Voor de rapportering over de agentschappen geldt dat de tolerantie wordt berekend over het totaal van de baten van alle agentschappen gezamenlijk van het betrokken departement. Indien de rapporteringstolerantie wordt overschreden, wordt in de bedrijfsvoeringsparagraaf vermeld welk(e) agentschap(pen) deze overschrijding(en) veroorzaakt/veroorzaken (incl. omvang).

Uitsluitend onder de voorwaarden zoals hierna vermeld, is het toegestaan om voor bepaalde jaarrekeningposten de rapporteringstolerantie te bepalen op basis van 2% van het balanstotaal van een agentschap in plaats van 2% van het totaal van de baten. Er dient sprake te zijn van een aanwijsbare noodzaak. Dit is het geval als toepassing van de reguliere rapporteringstolerantie van 2% van het totaal van de baten ertoe leidt dat niet op economisch rationele wijze kan worden vastgesteld dat de fouten en onzekerheden in de samenvattende verantwoordingsstaat agentschappen groter zijn dan deze reguliere rapporteringstolerantie. Tevens dient het balanstotaal voor deze balansposten een betere weergave te zijn van de activiteiten van het agentschap dan de baten. Tevens mag de aanvullende rapporteringstolerantie op basis van het balanstotaal uitsluitend gebruikt worden voor de jaarrekeningposten die niet op basis van de reguliere rapporteringstolerantie gecontroleerd kunnen worden. Voor de jaarrekeningposten die wel met de reguliere rapporteringstolerantie gecontroleerd kunnen worden geldt altijd dat de baten de grondslag vormen voor de rapporteringstolerantie.

Uitsluitend wanneer aan alle hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan, mag een rapporteringstolerantie op basis van 2% van het balanstotaal gehanteerd worden voor de jaarrekeningposten waarbij dit noodzakelijk geacht wordt. Toestemming van de Minister van Financiën wordt schriftelijk aangevraagd, met een brief aan de directeur Begrotingszaken. Bij de aanvraag zal het Ministerie van Financiën de noodzaak toetsen op basis van de argumentatie en onderbouwing die het departement aanlevert. Wanneer niet voldaan wordt aan de voorwaarden of wanneer de Minister van Financiën niet of niet langer instemt met de toepassing van een aanvullende rapporteringstolerantie, dan geldt de rapporteringstolerantie op basis van de totale baten van de samenvattende verantwoordingsstaat agentschappen.

Bij zowel scenario 1 als scenario 2 geldt: indien de rapporteringstoleranties worden overschreden, wordt in de bedrijfsvoeringsparagraaf vermeld bij welke agentschap(pen) de overschrijding(en) (incl. omvang) zich voordoet/voordoen. Bij scenario 2 geldt bovendien dat aanvullend wordt toegelicht voor welke jaarrekeningposten de aanvullende tolerantiegrens is toegepast.

5. Rapporteringstolerantie op totaalniveau

Voor het totaal van de artikelen in de departementale verantwoordingsstaat van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten (dus exclusief de agentschappen en de saldibalans) gelden de onderstaande tolerantiegrenzen. Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld. De rapporteringstolerantie op totaalniveau wordt berekend over (1) de som van de uitgaven en ontvangsten op alle artikelen en (2) over de verplichtingen afzonderlijk. Voor de bepaling van de omvangsbasis van de tolerantiegrens op totaalniveau wordt, indien van toepassing, het artikel «Geheim» niet meegenomen. Over de controle en evaluatie van de fouten en onzekerheden van het artikel «Geheim» wordt separaat gerapporteerd.

Indien het totaal van de hierboven genoemde stromen (uitgaven en ontvangsten op alle artikelen, aangegane verplichtingen op alle artikelen) € 50 miljard of meer bedraagt, is de rapporteringstolerantie gemaximeerd op € 1 miljard, zodat fouten en onzekerheden die optellen tot € 1 miljard of meer altijd als overschrijding van de rapporteringstolerantie op totaalniveau in het onderdeel «Rechtmatigheid» van de bedrijfsvoeringsparagraaf gerapporteerd moeten worden.

6. Rapporteringstolerantie Rijksrekening

Voor de Rijksrekening geldt een rapporteringstolerantie van 1%. Deze tolerantiegrens geldt voor de totalen van de stromen in de Rijksrekening, dus voor de ontvangsten, de uitgaven en de verplichtingen afzonderlijk. Deze tolerantiegrens geldt als rapporteringsgrens voor de som van geconstateerde fouten en onzekerheden in de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de verantwoorde bedragen van deze drie stromen. De Algemene Rekenkamer rapporteert in de Staat van de Rijksverantwoording (SRV) in hoeverre deze tolerantiegrenzen eventueel zijn overschreden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De niet-financiële verantwoordingsinformatie voldoet aan de norm van betrouwbare totstandkoming. Daarnaast geldt dat deze niet strijdig is met de financiële begrotingsinformatie (artikel 3.9 van de Comptabiliteitswet 2016).

Indien de niet-financiële verantwoordingsinformatie betrouwbaar tot stand is gekomen, wordt volstaan met deze geformuleerde standaardtekst:

«Er zijn geen bijzonderheden te melden.»

Dat wil zeggen: de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn goed in het totstandkomingsproces belegd en het proces is achteraf reconstrueerbaar. De norm van betrouwbaarheid houdt in dat de informatie die als uitkomst van het proces wordt opgeleverd afkomstig moet zijn uit een ordelijk bijgehouden dossier, uit een betrouwbare administratie of uit een betrouwbare externe bron buiten de organisatie. Deze niet-financiële verantwoordingsinformatie wordt op volledige en juiste wijze opgenomen. Bij alle externe beleidsinformatie in het jaarverslag wordt duidelijk de informatiebron vermeld. De beleidsinformatie is niet strijdig met de financiële informatie in de begroting of het jaarverslag.»

Indien de totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie tekortkomingen vertoont, worden deze tekortkomingen expliciet vermeld.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

• Beschrijf hier de belangrijkste tekortkomingen, risico's en ontwikkelingen op het gebied van begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering zoals opgenomen in de comptabele regelgeving in de wettenpocket.

• In het onderdeel financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering wordt in ieder geval ingegaan op de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden op financieel- en materieel beheer bij het departementale jaarverslag van het voorafgaande jaar en de maatregelen die zijn getroffen om de geconstateerde onvolkomenheden in het verslagjaar en de jaren daarna te voorkomen. Daarnaast wordt de afweging gemaakt of in dit onderdeel ook aandacht wordt besteed aan andere bevindingen van de Algemene Rekenkamer en de Auditdienst Rijk en de maatregelen die naar aanleiding hiervan zijn getroffen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Hier wordt op hoofdlijnen gerapporteerd over gebleken tekortkomingen in de opzet en/of werking van het gevoerde beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van wet- en regelgeving. In aanvulling hierop wordt hier ingegaan op de aanvullende risico's en ontwikkelingen betreffende he M&O beleid. Indien er sprake is van een toereikend M&O-beleid hoeft dit niet te worden beschreven in dit onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Er is sprake van M&O-risico's bij afhankelijkheid van derdengegevens. Derdengegevens zijn afkomstig van natuurlijke personen of rechtspersonen buiten de overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een regeling waarin de aanspraak op een uitkering of subsidie, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van de uitkering, subsidie of heffing afhankelijk is gesteld van deze gegevens. Beschrijf op hoofdlijnen hoe intern omgegaan wordt met M&O-risico's, de maatregelen die zijn getroffen om deze M&O-risico's te beheersen en geef een toelichting op hoofdlijnen over mogelijk resterende M&O-risico's. Handvat voor het M&O-beleid staat op Hafir: Handleiding tegengaan misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen.

Overige aspecten van bedrijfsvoering

In dit onderdeel wordt aandacht besteed aan de overige belangrijke tekortkomingen, risico's en ontwikkelingen in de bedrijfsvoering die geen betrekking hebben op het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering. Tevens wordt ingegaan op de door de Algemene Rekenkamer in het voorafgaande jaar geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering, die geen betrekking hebben op het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering en de maatregelen die getroffen zijn om de geconstateerde onvolkomenheden in het verslagjaar en de jaren daarna te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is informatiebeveiliging.

Fraude en corruptierisico's

Deze paragraaf is een verplicht onderdeel van de rapportage en bevat in ieder geval de belangrijkste materiële fraude- en corruptierisico's binnen de organisatie en de maatregelen die zijn genomen om deze risico's te beheersen. De risico's, die worden gerapporteerd, zijn mede gebaseerd op de uitkomsten van de departementale risicoanalyse.

Toelichting paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

In deze verplichte paragraaf wordt aandacht besteed aan de rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen op verzoek van de Saten-Generaal of naar aanleiding van de toezeggingen van het kabinet aan de Staten-Generaal.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Deze paragraaf is optioneel en vormvrij. Deze paragraaf beschrijft de belangrijkste ontwikkelingen en (voorgenomen) verbeteringen in de bedrijfsvoering, voor zover nog niet is toegelicht in paragrafen 1 en 2. Deze paragraaf bestaat uit maximaal 2 pagina's.